Laskujen asiatarkastaminen ja hyväksyminen ovat laskujen hyväksymiskierron toimenpiteitä. Tässä artikkelissa kerrotaan miten laskut asiatarkastetaan ja hyväksytään ja mitä toimintoja laskun Tarkastaminen-näkymällä on tässä yhteydessä mahdollista tehdä.
Asiatarkastamisen ja hyväksymisen prosessi
Osto-, matka- ja kululaskujen asiatarkastaminen ja hyväksyminen on mahdollista, mikäli yrityksellä on otettu käyttöön laskujen hyväksymiskierto Procountorin näkymällä Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta. Tarkemmat tiedot laskujen hyväksymiskierron käyttöönottoon liittyvistä asetuksista löytyvät artikkelista Laskujen hyväksymiskierto yleisesti. Kun asetukset on laitettu kuntoon, voi laskujen asiatarkastamisen ja hyväksymisen aloittaa.
Asiatarkastaminen ja hyväksyminen ovat työvaiheita jotka tehdään sen jälkeen kun lasku on saapunut tai luotu ohjelmaan. Asiatarkastamisen ja hyväksymisen ero on se, että vasta hyväksyminen tekee tositteista liiketapahtumia eli ne tulevat osaksi kirjanpitoa. Hyväksymisen jälkeen tosite tulee vielä maksaa Maksaminen-näkymällä (Siirry > Maksaminen).
Sekä ohjelmaan sähköisessä muodossa saapuneet ostolaskut että käsin luodut ostolaskut voidaan asiatarkastaa ja hyväksyä. Erona tässä on se, että jos lasku luodaan käsin, tulee se lähettää erikseen hyväksymiskieroon. Sähköisesti saapuneet laskut lähtevät kiertoon automaattisesti. Kun lasku on lähtenyt tai lähetetty hyväksymiskiertoon, on se löydettävissä ohjelmasta tarkastettavien ja hyväksyttävien laskujen joukosta.
Alla vielä tarkemmin kerrottuna kuvassa esitetyt vaiheet eli laskun saapumistavan vaikutus laskujen asiatarkastamiseen ja hyväksymiseen sekä näkymät jolta asiatarkastettavat ja hyväksyttävät laskut löytyvät:
1. Kuinka lasku saapuu?
Lasku voi saapua Procountoriin joko sähköisessä muodossa (verkkolaskuna tai skannauksesta) tai kirjaamalla paperinen lasku manuaalisesti ohjelmaan.
Mikäli ostolaskujen hyväksymiskierto on päällä ja lasku saapuu sähköisesti, laskun saapumisesta lähtee viesti laskun ensimmäiselle tarkastajalle. Tarkastaja otetaan toimittajan hyväksymiskierron asetuksista, jolle lasku kohdistuu, tai jos toimittajalla ei ole omaa hyväksymiskiertoa asetettu, otetaan tarkastaja Hyväksymiskierron hallinta -näkymältä.
Jos lasku on tuotu ohjelmaan manuaalisesti, laskulla tulee painaa Lähetä kiertoon –painiketta, jotta ohjelma lähettää laskun ensimmäiselle asiatarkastajalle. Tämän jälkeen hyväksymiskierto etenee automaattisesti seuraavalla asiatarkastajalle tai hyväksyjälle.
2. Mistä löydän laskun?
Asiatarkastajille ja hyväksyjille tulee joko vuorollaan tai yhtäaikaa (lisää laskun hyväksymiskierron järjestyksestä täällä) sähköpostiviesti tarkastettavasta laskusta, jonka linkkiä pitkin pääsee suoraan tarkastamaan laskuja.
Lasku löytyy myös Procountorin etusivun Tarkastettavat laskut -widgetissä, Hei, käyttäjä -widgetistä ja Haku > Tarkastettavat laskut -näkymältä. Hakunäkymät näyttävät kaikki sillä hetkellä käyttäjälle tarkastettavana tai hyväksyttävänä olevat laskut.
Laskun voi asiatarkastaa ja hyväksyä myös Procountor mobiilisovelluksella.
Tarkastaminen-näkymän yläosan painikkeet
Lasku asiatarkastetaan ja hyväksytään laskun Tarkastaminen-näkymällä. Tässä ohjeessa käydään läpi mitä painikkeita laskun Tarkastaminen-näkymällä on ja mitä niiden avulla voi tehdä.
Asiatarkasta
Painikkeella asiatarkastetaan lasku. Asiatarkasta-painikkeen painamisen jälkeen avautuu ikkuna, jossa voidaan antaa kommentti ja vahvistetaan asiatarkastus Jatka-painikkeella.
Painike muodostaa laskulle asiatarkastusleiman, jossa näkyy käyttäjän nimi, päiväys ja kellonaika sekä asiatarkastuskommentti.
Kun ostolaskujen tai matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto on käytössä ja kaikki määritellyt asiatarkastajat ovat laskun tarkastaneet, siirtyy lasku tilaan Asiatarkastettu.
Ohjelma tarkistaa asiatarkastuksen yhteydessä löytyykö ohjelmasta tuplalaskua eli vastaavilla tiedoilla samanlaisia laskuja ja varoittaa asiatarkastuksen yhteydessä, jos tällainen lasku löytyy
Jos käyttäjä joka ei ole seuraava vuorossa oleva asiatarkastaja tarkastaa laskun, ohjelma huomauttaa, että kyseinen henkilö ei ole hyväksymiskierron seuraava tarkastaja. Ilmoituksen voi tarvittaessa ohittaa. Jos laskun asiatarkastaa tästä huolimatta ja laskulla olisi vielä toinenkin tarkastaja, joka ei ole vielä laskua asiatarkastanut, menisi lasku suoraan Asiatarkastettu-tilaan ohittaen tämän toisen asiatarkastajan.
Lasku voidaan asiatarkastaa, vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä.
Hyväksy
Painikkeella hyväksytään lasku. Hyväksy-painikkeen painamisen jälkeen avautuu ikkuna, jossa voidaan antaa kommentti ja vahvistetaan hyväksyntä Jatka-painikkeella.
Painike muodostaa laskulle hyväksymisleiman, jossa näkyy käyttäjän nimi, päiväys ja kellonaika sekä asiatarkastuskommentti.
Kun ostolaskujen tai matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto on käytössä ja kaikki määritellyt hyväksyjät ovat laskun tarkastaneet, siirtyy lasku tilaan Hyväksytty.
Ohjelma tarkistaa hyväksynnän yhteydessä löytyykö ohjelmasta tuplalaskua eli vastaavilla tiedoilla samanlaisia laskuja ja varoittaa hyväksynnän yhteydessä, jos tällainen lasku löytyy
Jos käyttäjä joka ei ole seuraava vuorossa oleva hyväksyjä hyväksyy laskun, ohjelma huomauttaa, että kyseinen henkilö ei ole hyväksymiskierron seuraava hyväksyjä. Ilmoituksen voi tarvittaessa ohittaa.. Jos laskun hyväksyy tästä huolimatta ja laskulla olisi vielä toinenkin hyväksyjä, joka ei ole vielä laskua hyväksynyt, menisi lasku suoraan Hyväksytty-tilaan ohittaen tämän toisen hyväksyjän.
Lasku voidaan hyväksyä, vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä.
Hyväksymiskierrossa olevaa laskua ei voi hyväksyä ennen kuin se on asiatarkastettu, jos laskulle on määritelty asiatarkastajia.
Poikkeus
Painikkeen takaa löytyy valinnat Palauta kesken, Maksukieltoon, Palauta edelliselle, Ohjaa toiselle ja Mitätöi.
Palauta kesken–valinta palauttaa laskun Asiatarkastettu tai Hyväksytty-tilasta takasin Kesken-tilaan.
Maksukieltoon-valinta muodostaa laskulle maksukieltoleiman, jossa näkyy käyttäjän nimi, päiväys ja kellonaika sekä kommentti. Laskun tilaksi tulee Maksukiellossa. Maksukiellossa olevaa laskua ei voi laittaa maksuun. Maksukiellossa oleva lasku on liiketapahtuma eli mukana kirjanpidossa. Maksukielto voidaan peruuttaa painamalla Hyväksy-painiketta Tarkastaminen näkymällä.
Palauta edelliselle -valinnalla voidaan hyväksymiskierrossa oleva tosite palauttaa edelliselle asiatarkastajalle/hyväksyjälle. Laskun on oltava tilassa Kesken, Asiatarkastettu, Vastaanotettu, Maksukiellossa tai Hyväksytty.
Ohjaa toiselle -valinnalla voidaan hyväksymiskierrossa oleva tosite ohjata toiselle asiatarkastajalle/hyväksyjälle, mikäli halutaan että joku muu käyttäjä tekisi asiatarkastuksen tai hyväksynnän. Tällöin avautuu ikkuna, jossa voidaan valita toinen tarkastaja tai hyväksyjä. Valikkoon tulevat näkyviin ne käyttäjät joilla on oikeudet kyseiseen tositelajiin sekä asiatarkastamiseen tai hyväksymiseen, riippuen ohjataanko laskua toiselle asiatarkastus- vai hyväksymisvaiheessa.
Lähetä kiertoon
Painike lähettää laskusta sähköpostilla muistutuksen seuraavalle asiatarkastajalle tai hyväksyjälle.
Jos Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä on määritelty että hyväksymiskierto tapahtuu järjestyksessä, lähtee asiatarkastusta odottavasta laskusta sähköposti ensimmäiselle asiatarkastajalle. Jos asetus ei ole päällä, lähtee viesti kaikille laskulla oleville asiatarkastajille.
Viesti lähetetään niin monta kertaa kuin painiketta painetaan. Jos lasku on jo aiemmin lähetty kiertoon, ohjelma huomauttaa siitä.
Asiatarkastajien ja hyväksyjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin ja asetuksiin.
Ohjelma varoittaa tuplalaskusta kiertoon lähettämisen, asiatarkastamisen ja hyväksynnän yhteydessä, jos se löytää Procountorista kaksi laskua, joissa:
Eräpäivät tai laskun päivät täsmäävät
Laskuttajan laskunumerot tai viitenumerot täsmäävät
Laskuttajan nimi tai laskuttajan rekisteritiedot täsmäävät
Laskujen summat täsmäävät
Huomioitavaa on, että varoitusta tuplalaskuista ei tule Usean laskun tarkastaminen -näkymällä.
Päivitä varasto
Painike on näkyvissä, jos Procountorin varastotoiminnot ovat käytössä.
Keskustelu
Painikkeesta avautuu laskukohtainen keskustelu, johon voidaan kirjoittaa laskuun liittyviä kommentteja ja kysymyksiä laskun asiatarkastajille ja hyväksyjille.
Keskustelu näkyy kaikille, joilla on vähintään katseluoikeudet kyseiselle laskulle.
Siirry
Painikkeen takaa löytyvät valinnat Lasku, Kirjanpito, Dimensiot, Maksaminen, Tiliote sekä Esikatselu. joista pääsee siirtymään kyseisille näkymille.
Edellinen ja Seuraava
Edellinen-painikkeen kautta pääset siirtymään edeltävän laskun Tarkastaminen-näkymälle ja vastaavasti Seuraava-painikkeesta pääset seuraavalle laskulle.
Tarkastaminen-näkymän kentät
Laskun tiedot
Näkymällä on listattu koonti laskun sisällöstä.
Muistiinpanot laskulta -kenttään on mahdollista kirjoittaa muistiinpanoja. Muistiinpanot laskulta -kenttä löytyy myös Lasku-näkymän Lisätiedot-osiosta, sekä laskun Kirjanpito-sivulta.
Laskulle määritellyt tarkastajat
Kenttä listaa kyseisen laskun asiatarkastajat ja hyväksyjät.
Laskun tapahtumatiedot
Kentässä listataan kaikki laskun toimenpiteet, toimenpiteen laatija ja laatimisen aikaleima.
Dimensiot
Kentässä päästään tarkastelemaan tositteen dimensioita ja tarvittaessa muuttamaan niitä.
Aseta dimensiot -painikkeella päästään siirtymään tositteen Dimensiot-näkymälle ja asettamaan dimensiointeja. Lue lisää dimensioinnista täältä.
Aseta viennin dimensiot -painike aktivoituu, kun haluttu vienti valitaan.
Painikkeen kautta päästään asettamaan viennin dimensiot.
Mahdolliset muutokset tulee tallentaa sivun yläreunan Tallenna -painikkeella.
Laskulle kohdistetut ostotilaukset
Kentässä pystyy hakemaan laskulle kohdistettuja ostotilauksia.
Hae ostotilauksia -painikkeella haetaan laskulle kohdistettavia ostotilauksia. Jotta painike on aktiivinen, tulee ostolaskun olla Kesken- tai Vastaanotettu -tilassa.
Kun ostolasku saapuu ohjelmaan sähköisenä, voidaan ostotilaus kohdistaa vain yhteen ostolaskuun. Ostotilauksen tilaksi tulee Laskutettu, huolimatta siitä vastaavatko tilauksen euro- tai kappalemäärät ostolaskulla olevia määriä.
Ostotilaus-painikkeen avulla siirrytään ostolaskulle kohdistettuun ostotilaukseen.
Poista kohdistus -painike poistaa kohdistetun ostotilauksen.
Laskun liitteet ja laskun kuva
Laskun liitteitä ja kuvaa voi tarkastella laskunäkymän oikeaan reunaan avautuvan sivuvalikon kautta. Liitteet-ikkunassa voidaan laskulle lisätä liitetiedostoja raahaamalla ne ikkunaan. Vaihtoehtoisesti voidaan liitteet lisätä Lisää tiedostoja -painikkeen kautta vaihtoehdoista Lisää tietokoneelta, Lisää dokumenteista ja Lisää kuiteista.
Usean laskun tarkastaminen
Usean laskun tarkastaminen -näkymällä on mahdollista asiatarkastaa ja hyväksyä ostolaskuja massana.
Hae tarkastamista tai hyväksymistä vaativat ostolaskut esimerkiksi Haku > Tarkastettavat laskut.
Valitse Tarkastaminen-painikkeen nuolesta avautuvasta valikosta Usean laskun tarkastaminen.
Valitse tarkastettavat laskut näkymältä.
Paina Asiatarkasta tai Hyväksy.
Tutustu toimintoon tarkemmin ohjeessa Usean laskun tarkastaminen.