Aiheesta lyhyesti
Laskujen hyväksymiskierto on toiminto, joka mahdollistaa osto-, matka- ja kululaskujen helpon kierrätyksen asiatarkastajalta seuraavalle ja edelleen hyväksyjille. Tässä ohjeessa käymme läpi hyväksymiskierron käyttöä ja käyttöönottoon liittyviä asetuksia Procountorissa.
Tehtyäsi ohjeessa kuvatut vaiheet saat aloitettua hyväksymiskierron hyödyntämisen.
Työvaiheet
Määrittele käyttöoikeudet asiatarkastamiseen ja hyväksymiseen
Ota hyväksymiskierto käyttöön
Aloita laskujen asiatarkastaminen ja hyväksyminen
Tee tarvittaessa muutoksia hyväksymiskiertoon
Määrittele käyttöoikeudet asiatarkastamiseen ja hyväksymiseen
Jotta käyttäjä voi asiatarkastaa tai hyväksyä laskuja, tulee hänelle määritellä tähän liittyvät käyttöoikeudet Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä:
Asiatarkastajana voi toimia käyttäjä, jolla on asetettu kaikki oikeudet asiatarkastamiseen (käyttöoikeuksissa Laskujen hyväksymiskierto -osion kohta Asiatarkastaminen).
Hyväksyjänä voi toimia käyttäjä, jolla on kaikki oikeudet hyväksyntään (Laskujen hyväksymiskierto -osion kohta Hyväksyminen).
Asiatarkastajalla ja hyväksyjällä tulee myös olla vähintään katseluoikeudet ostolaskuihin (käyttöoikeuksissa Ostot-osion kohta Käyttöoikeus ostolaskuille) sekä laskujen hakemiseen (Ostot-osion kohta Ostolaskujen haku).
Mikäli halutaan että käyttäjä pääsee asiatarkastamaan ja hyväksymään vain niitä laskuja joille hänet on merkitty asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi tulee käyttöoikeuksien Laskujen hyväksymiskierto -osiossa valita Käytössä kohtaan Pääsy vain laskuihin joissa käyttäjä on asiatarkastajana tai hyväksyjänä.
Jotta käyttäjä saisi sähköposti-ilmoituksia tarkastettavista tai hyväksyttävistä laskuista tulee käyttäjän ajantasainen sähköpostiosoite tallentaa Omiin tietoihin ja asetuksiin sekä rastia siellä Sähköpostiviestit Procountorista -osiossa valinta Haluan ilmoituksia esim. tarkastettavista laskuista.
Ota hyväksymiskierto käyttöön
Hyväksymiskierto otetaan käyttöön Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä, jossa myös määritellään kuka asiatarkastaa ja hyväksyy oletuksena laskut. Jos halutaan että tietyn liikekumppanin laskut lähtevät asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi muille käyttäjille kuin mitä Hyväksymiskierron hallinta -näkymälle on määritelty, voi toimittajalle tai henkilölle käydä asettamassa oman hyväksymiskierron. Oletuksesta poikkeava hyväksymiskierto voidaan asettaa myös suoraan laskulle.
Seuraavaksi kerromme näistä vaihtoehdoista tarkemmin.
Hyväksymiskierron käyttöönotto ja oletus hyväksymiskierto
Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä otetaan hyväksymiskierto käyttöön rastimalla halutut tositelajit kohdassa Käytä hyväksymiskiertoa. Näkymällä valitaan asiatarkastajien ja hyväksyjien määrä ja valitaan kenelle käyttäjille laskut lähtevät oletuksena asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi.
Mikäli liikekumppanille jolle lasku kohdistuu ei ole määriteltynä omaa hyväksymiskiertoa eikä sitä myöskään ole muokattu suoraan laskulle käsin, lähtevät laskut hyväksymiskiertoon näille käyttäjille jotka Hyväksymiskierron hallinta -näkymälle on valittu.
Vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä, voidaan osto-, matka- ja kululaskuja silti tarkastaa ja hyväksyä, mutta tällöin ei voida etukäteen määrittää laskulle tiettyjä tarkastajia ja hyväksyjiä.
Tarkempi ohjeistus Hyväksymiskierron hallinta -näkymän muihin kohtiin (kuten sähköpostimuistutusten tiheyteen ja sijaisuuksiin) liittyen löytyy artikkelista Hyväksymiskierron hallinta.
Toimittajan ja henkilön hyväksymiskierto
Liikekumppanille eli toimittajalle ja henkilölle voidaan määritellä oma hyväksymiskierto, jolloin lasku lähtee asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi liikekumppanin tietoihin määritellyille käyttäjille. Liikekumppanikohtainen hyväksymiskierto yliajaa siis Hyväksymiskierron hallinta -näkymälle määritellyn oletus hyväksymiskierron.
Yksittäiselle liikekumppanille määritettävä hyväksymiskierto voidaan asettaa liikekumppanirekisterissä toimittajan tai henkilön Perustiedot-näkymällä, Hyväksymiskierron tiedot –osiossa. Kyseinen osio on näkyvissä, kun hyväksymiskierto on rastittu käyttöön Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä.
Kuvaa klikkaamalla saat sen suuremmaksi.
Jos sama hyväksymiskierto halutaan usealle liikekumppanille, voi tämän asettaa kerralla Muokkaa useita –toiminnolla.
Jos liikekumppanille halutaan asettaa enemmän asiatarkastajia tai hyväksyjiä kuin mitä liikekumppanirekisterissä näkyy, tulee asiatarkastajien ja hyväksyjien maksimimäärää muuttaa Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä.
Jos liikekumppanille on käsin määriteltävän hyväksymiskierron sijaan valittuna Hyväksymiskierron tiedot –osion Asiatarkastajalista-valikosta jokin asiatarkastajalista, ei yksittäisiä asiatarkastajia ja hyväksyjiä pääsee tällöin muuttamaan liikekumppanin tiedoissa, vaan ne täydentyvät automaattisesti valitun listan mukaisesti.
Suoraan laskulle määritettävä hyväksymiskierto
Suoraan yksittäiselle laskulle voi asettaa tarvittaessa oman hyväksymiskierron, jos halutaan että lasku lähtee asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi eri käyttäjille kuin mitä Hyväksymiskierron hallinta -näkymän oletuksiin ja liikekumppanirekisteriin on tallennettu. Laskulle asetettu hyväksymiskiero yliajaa nämä molemmat.
Halutut asiatarkastajat ja hyväksyjät voi asettaa laskulle Hyväksymiskierron tiedot -osiossa Laskun asiatarkastaja ja Laskun hyväksyjä -kenttiin tai valita Asiatarkastajalistan.
Kuvaa klikkaamalla saat sen suuremmaksi.
Jos laskukohtaista hyväksymiskiertoa ei ole, osto-, matka- ja kululaskujen tietoihin tulee asiatarkastajiksi ja hyväksyjiksi ensisijaisesti liikekumppanirekisterissä määritetyn hyväksymiskierron mukaiset henkilöt.
Jos hyväksymiskiertoa ei ole määritetty rekisterissä, tuodaan hyväksymiskierto Hyväksymiskierron hallinta -näkymältä.
Asiatarkastajalistojen hyödyntäminen
Asiatarkastajalistoja voi hyödyntää asiatarkastajien ja hyväksyjien asettamiseen, mikäli tietyissä tilanteissa on tarpeen asettaa aina samat asiatarkastajat ja hyväksyjät liikekumppanille tai laskulle.
Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta -näkymän ylärivin Asiatarkastajalistat-painikkeesta päästään määrittämään asiatarkastajalistoja, joille asetettavat tarkastajat ja hyväksyjät tulevat laskuille, joilla lista on käytössä. Asiatarkastajalistoja päästään määrittämään, kun hyväksymiskierto on käytössä.
Jos asiatarkastajalistaa muokataan, päivittyvät muutokset niiden liikekumppanien hyväksymiskiertoon, joille kyseinen lista on rekisterissä valittu. Muutokset eivät päivity vanhoille laskuille, vaan tulevat käyttöön uusille laskuille.
Hyväksymiskierron hallinta -näkymän asetuksissa määritetään, kuinka monta asiatarkastajaa ja hyväksyjää voidaan asettaa samaan hyväksymiskiertoon ja tämä asetus pätee myös asiatarkastajalistoihin.
Asiatarkastajalistat-näkymällä on käytettävissä oheiset painikkeet:
Lisää-painikkeella lisätään uusi tyhjä asiatarkastajalista. Lista nimetään, minkä jälkeen Asiatarkastaja- ja Hyväksyjä-alasvetovalikoista valitaan listalle halutut asiatarkastajat ja hyväksyjät.
Tallenna-painikkeella tallennetaan tiedot.
Poista-painikkeella voidaan tarvittaessa poistaa tietty asiatarkastajalista. Poistettava lista aktivoidaan hiirellä klikkaamalla ennen Poista-painikkeen painamista. Kun lista poistetaan, poistuu se käytöstä niiltä liikekumppaneilta, joilla kyseinen lista on ollut valittuna.
Aloita laskujen asiatarkastaminen ja hyväksyminen
Kun edellä kuvatut hyväksymiskiertoon liittyvät asetukset ovat kunnossa, voi laskujen asiatarkastamisen ja hyväksymisen aloittaa.
Seuraavan kappaleen avulla opit:
Miten lasku lähtee hyväksymiskiertoon riippuen siitä mitä kautta lasku on ohjelmaan luotu
Mistä löydät asiatarkastettavat ja hyväksyttävät laskut
Miten saat tarkastettavista & hyväksyttävistä laskuista sähköposti-ilmoitukset
Miten lasku asiatarkastetaan ja hyväksytään
Laskun lähteminen hyväksymiskiertoon
Jos lasku saapuu ohjelmaan verkkolaskuna tai skannauspalvelusta, lähtee laskusta automaattisesti sähköposti-ilmoitus laskun asiatarkastajalle. Laskua ei siis tarvitse käydä lähettämässä erikseen kiertoon.
Kun laskun asiatarkastaja tai asiatarkastajat ovat asiatarkastaneet laskun, lähtee tästä automaattisesti ilmoitus laskun hyväksyjälle ja hän pääsee hyväksymään laskun.
Jos lasku luodaan Procountorissa manuaalisesti, tulee se käydä lähettämässä hyväksymiskiertoon itse. Tämä onnistuu Lasku -näkymän Lähetä kiertoon -painikkeella.
Jos laskusta on lähdössä sähköposti-ilmoitus, avautuu Lähetä kiertoon -painikkeen painamisen jälkeen Vahvista kiertoon lähettäminen -ikkuna, jossa kerrotaan kenelle ja mihin osoitteeseen ilmoitus on lähdössä.
Laskun lähettäminen kiertoon vahvistetaan valitsemalla Kyllä.
Lasku lähtee tämän myötä asiatarkastukseen. Hyväksyntään sitä ei tarvitse erikseen lähettää, vaan lasku siirtyy hyväksyjälle sen jälkeen kun asiatarkastaja tai asiatarkastajat ovat laskun tarkastaneet.
Sähköposti-ilmoitukset
Kun ohjelmaan tulee lasku, joka odottaa asiatarkastusta tai hyväksyntää, lähtee tästä ensin sähköposti-ilmoitus asiatarkastajalle. Sähköposti-ilmoituksen linkistä pääsee siirtymään kyseisen laskun Asiatarkastaminen-näkymälle, jossa laskun voi asiatarkastaa.
Procountorista lähtevät hyväksymiskierron sähköposti-ilmoitukset lähetetään kootusti vastaanottajille noin puolen tunnin välein. Jos asiatarkastaja tai hyväksyjä saa käsiteltäväkseen useamman laskun kerralla, kootaan ajastettuun sähköposti-ilmoitukseen kaikki samalle käyttäjälle osoitetut käsiteltävät laskut.
Sähköposti-ilmoituksessa on mukana linkki, joka vie Procountorin kirjautumissivulle. Kirjauduttaessa ohjelmaan sähköposti-ilmoituksessa olleen linkin kautta, avautuu kirjautumisen jälkeen suoraan Tositteiden haku –näkymä, johon on haettuna kaikki sähköposti-ilmoituksessa mainitut laskut.
Esimerkki sähköposti-ilmoitus toimenpiteitä odottavista laskuista Procountorissa
Hyväksymiskierrolle asetettu järjestys vaikuttaa siihen missä järjestyksessä hyväksymiskierto tapahtuu ja kenelle lähtee ilmoitus milloinkin.
Hyväksymiskierron hallinta -näkymän asetuksissa on mahdollista ottaa erikseen käyttöön Hyväksymiskierron järjestys –asetus, joka tarkoittaa, että ilmoitus tarkastettavasta tai hyväksyttävästä laskusta lähtee aina kerrallaan vain seuraavana vuorossa olevalle asiatarkastajalle tai hyväksyjälle. Asetus ei ole käytössä oletuksena.
Kun Hyväksymiskierron järjestys -asetus ei ole käytössä, lähtee ilmoitus saapuneesta kerralla kaikille laskun asiatarkastajille, eikä ole merkitystä, missä järjestyksessä tarkastaminen tapahtuu. Kun lasku on asiatarkastettu, lähtee laskusta ilmoitus kerralla kaikille laskulle määritetyille hyväksyjille (jos useampi kuin yksi). Lue tarkemmin hyväksymiskierron järjestyksen asetuksista täältä.
Asiatarkastettavien ja hyväksyttävien laskujen löytäminen ohjelmasta
Käyttäjä voi etsiä asiatarkastusta ja hyväksyntää odottavat laskut ohjelmasta myös seuraavasti:
Ohjelman etusivun Tarkastettavat laskut -widgetissä
Ohjelman etusivun Hei, käyttäjä -widgetissä.
Haku > Tarkastettavat laskut -näkymällä
Lue lisää laskujen tarkastamisesta ja Tarkastaminen-näkymän kentistä täällä.
Laskun asiatarkastaminen ja hyväksyminen
Lasku asiatarkastetaan ja hyväksytään kyseisen laskun Tarkastaminen-näkymällä. Näkymälle pääsee suoraan sähköposti-ilmoituksen linkistä tai hakemalla laskuja edellisessä kappaleessa mainituista kohdista.
Lasku asiatarkastetaan Asiatarkasta-painikkeesta ja hyväksytään Hyväksy-painikkeesta.
Lisätietoa laskujen asiatarkastamisesta ja hyväksymisestä löydät ohjeesta Laskun asiatarkastaminen ja hyväksyminen.
Tee tarvittaessa muutoksia hyväksymiskiertoon
Huomioitavaa, kun käytössä olevaan hvyäksymiskiertoon tarvitsee tehdä muutoksia:
Mikäli liikekumppaneille ei ole määritetty erikseen liikekumppanikohtaisia asiatarkastajia, hyväksyjiä tai ennalta luotuja asiatarkastajalistoja, kannattaa hyväksymiskiertoon tehtävät muutokset tehdä tällöin Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä. Jos ympäristön yleisellä tasolla määritetty asiatarkastaja tai hyväksyjä vaihdetaan ko. näkymällä, tulee vaihdos voimaan kaikilla tulevilla laskuilla toimittajasta riippumatta.
Mikäli liikekumppaneille on määritetty erikseen liikekumppanikohtaisia asiatarkastajia, hyväksyjiä tai ennalta luotuja asiatarkastajalistoja, kannattaa hyväksymiskiertoon tehtävät muutokset tehdä tällöin liikekumppanien taakse.
Kun esimerkiksi kokonaan uusi, halutut henkilömuutokset sisältävä asiatarkastajalista luodaan Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä, voidaan kyseinen lista asettaa kätevästi kaikille halutuille toimittajille liikekumppanirekisterin Muokkaa useita –toiminnon avulla. Tällöin henkilömuutos tulee päivitetyksi helposti kerralla kaikille niille toimittajille, joihin muutos halutaan tehdä.
Mikäli muutoksia tehdään jo olemassa olevaan asiatarkastajalistaan, joka on käytössä tietyillä liikekumppaneilla, päivittyy listan sisälle tehty muutos myös liikekumppaneiden taakse.
Henkilömuutokset ja asiatarkastusta / hyväksyntää odottavat laskut
Jos henkilömuutoksen yhteydessä halutaan selvittää, mitä laskuja vanhalla hyväksymiskierrossa olevalla henkilöllä on vielä odottamassa asiatarkastusta tai hyväksyntää, voidaan asiaa tarkastella Laskujen hyväksymiskierto -näkymän avulla.
On huomiotava, että Hyväksymiskierron hallinta -näkymälle tai liikekumppanirekisteriin tehdyt muutokset eivät vaikuta takautuvasti jo aiemmin hyväksymiskiertoon asetettuihin laskuihin. Laskujen hyväksymiskierto -hakunäkymää käyttämällä voidaan varmistaa, että vanhalle asiatarkastalle tai hyväksyjälle ohjatut laskut tulevat varmasti tarkastettua ja hyväksyttyä.
Laskujen hyväksymiskierto -näkymällä vanhalle henkilölle ohjattuja laskuja voidaan hakea Tarkastaja/Hyväksyjä -kentän avulla, kun tähän kenttään asetetaan kyseisen henkilön nimi muodossa Sukunimi, Etunimi.
Jos käyttäjä poistetaan yrityksestä, poistetaan hänet automaattisesti Hyväksymiskierron hallinta -näkymältä, toimittajan tai henkilön taakse määritellystä hyväksymiskierrosta sekä asiatarkastajalistoilta.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi en näe asiatarkastettavaa tai hyväksyttävää ostolaskua ohjelmassa?
Aluksi tulisi tiedustella ympäristösi pääkäyttäjältä ovatko käyttöoikeutesi tähän liittyen kunnossa: Onko sinulla varmasti vähintään katseluoikeudet Käyttöoikeus ostolaskuille ja Ostolaskujen haku -kohtiin? Jos on, tulisi tarkistaa onko käyttöoikeutesi rajattu Pääsy vain laskuihin joissa käyttäjä on asiatarkastajana tai hyväksyjänä -kohdassa ja jos on, onko sinut merkitty kyseiselle laskulle asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi.
Seuraavaksi tulisi tarkistaa etsitkö laskua oikeasta kohdasta ohjelmaa. Laskut, jotka odottavat juuri sinun asiatarkastusta tai hyväksyntää löydät esimerkiksi etusivun Tarkastettavat laskut -widgetistä
Odottaako lasku hyväksyntää edelliseltä tarkastajalta? Jos laskulla on useita asiatarkastajia tai hyväksyjiä, ja hyväksymiskierto on määritelty tapahtuvan järjestyksessä Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä, on myös mahdollista että vielä ei ole sinun vuorosi asiatarkastaa/hyväksyä laskua.
Miten saan tietyt laskut ohjautumaan tietyille henkilöille hyväksymiskiertoon?
Oletus asiatarkastajat ja hyväksyjät asetetaan Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä. Jos halutaan että tietyn toimittajan ostolaskut tai tietyn henkilön matka- ja kululaskut menisivät jollekin muulle hyväksymiskiertoon kuin näille oletus asiatarkastajalle tai hyväksyjälle, voi toimittajan tietoihin toimittajarekisteriin tai henkilön tietoihin henkilörekisteriin asettaa omat asiatarkastajat tai hyväksyjät.
Jos kyseessä on yksittäinen ohjelmaan saapunut lasku, jonka hyväksymiskiertoa halutaan muuttaa, voi halutun asiatarkastajan ja hyväksyjän asettaa myös suoraan laskulle.
Miksi lasku näkyy asiatarkastajalle ennen kuin on hänen vuoronsa asiatarkastaa lasku?
Hyväksymiskierron hallinta -näkymältä tulisi tarkistaa onko hyväksymiskierto varmasti määritelty tapahtuvan järjestyksessä. Jos ei, näkyy lasku aina kaikille sen asiatarkastajille samaa aikaa.
Tilanne voi johtua myös siitä mistä ohjelman kohdasta käyttäjä laskua tarkastelee. Jos käyttäjä hakee laskun esimerkiksi Haku > Tositteiden haku -näkymän kautta, näkyy lasku hänelle siellä. Etusivun Tarkastettavat laskut -widgetissä sen sijaan näkyy vain ne laskut joiden tarkastusvuorossa asiatarkastaja kyseisellä hetkellä on.
Laskulle ei ole tullut kyseisen toimittajan hyväksymiskiertoa, vaan oletuksen mukainen hyväksymiskierto. Mistä tämä johtuu?
Mikäli toimittajalle on tallennettu hyväksymiskierto, tulisi laskulle tulla ensisijaisesti sen mukainen asiatarkastaja ja hyväksyjä. Toimittajan hyväksymiskierto on siis vahvempi oletus kuin Hyväksymiskierron hallinta -näkymälle tallennettu.
Jotta laskulle tulisi toimittajan hyväksymiskierto, tulee ostolaskun kohdistua kyseiselle toimittajalle. Laskun saapuessa sähköisesti ohjelmaan tapahtuu kohdistus ensisijaisesti suomalaisen y-tunnuksen avulla ja toissijaisesti IBAN-muotoisen pankkitilinumeron avulla. Tarkistathan onhan lasku kohdistunut toimittajalle, esimerkiksi avaamalla kyseisen laskun ja menemällä oikean yläkulman Siirry-valikosta kohtaan Toimittaja.
Toinen syy voi olla se jos toimittajan hyväksymiskierto on tallennettu vasta laskun saapumisen jälkeen. Jos on epäilys että tästä voisi olla kyse, kannattaa odottaa vielä seuraavan laskun saapumista toimittajalta ja katsoa tuleeko sille nyt uusi, toimittajalle tallennettu hyväksymiskierto.