Procountorin kautta on mahdollista lähettää Finvoice-muotoisia e-laskuja eli kuluttajaverkkolaskuja ja suoramaksuja. E-lasku on kuluttajille tarjottava sähköinen lasku, joka lähetetään asiakkaan verkkopankkiin ja maksetaan verkkopankissa.
Tässä ohjeessa kerrotaan miten voit ottaa kuluttajaverkkolaskutuksen käyttöön Procountorissa. Kun vaiheet käyttöönottoon liittyen on saatu tehtyä, voit alkaa lähettämään asiakkaille kuluttajaverkkolaskuja.
Muut kuluttajaverkkolaskutukseen ja suoramaksuihin liittyvät ohjeet löydät seuraavista artikkeleista:
Kuluttajaverkkolaskutuksen käyttöönoton vaiheet
Kuluttajaverkkolaskutuksen käyttöönotto Procountorissa sisältää seuraavat vaiheet:
Kuluttajaverkkolaskutukseen liittyvät toiminnot käyttöön asiakaspalvelusta
Sopimus kuluttajaverkkolaskutuksesta ja verkkolaskuosoitteista pankin kanssa
Laskuttajailmoituksen luominen ja lähettäminen
Vastaanottoilmoitusten käsittely
Seuraavaksi käydään jokainen näistä vaiheista tarkemmin läpi.
1. Kuluttajaverkkolaskutukseen liittyvät toiminnot käyttöön asiakaspalvelusta
Jotta kuluttajaverkkolaskutukseen liittyvät toiminnot tulisivat näkyviin Procountorissa, tulisi sinun aluksi olla yhteydessä asiakaspalveluumme. Kuluttajaverkkolaskutukseen liittyvät toiminnot saa käyttöön tilaamalla ne asiakaspalvelusta yhteydenottopyyntölomakkeen kautta. Saat meiltä kuittauksen, kun toiminnot on aktivoitu käyttöön.
Emme veloita Procountorin puolella erikseen kuluttajaverkkolaskutuksen aktivoinnista tai sen käytöstä normaalien tosite- tai laskun lähetys veloitustemme lisäksi.
2. Sopimus kuluttajaverkkolaskutuksesta ja verkkolaskuosoitteista pankin kanssa
Kuluttajaverkkolaskutusta varten yrityksellä on oltava pankissa sopimus verkkolaskujen lähetyksestä ja vastaanotosta. Kuluttajaverkkolaskutusta varten tarvitaan siis nimenomaan pankin verkkolaskuosoitteet käyttöön. Finago Apixin verkkolaskuosoitteita ei voi kuluttajaverkkolaskutukseen Procountorin kautta käyttää.
Pankista tulisi tarkistaa sisältyykö verkkolaskusopimukseen myös kuluttajaverkkolaskujen lähetys, vai onko siitä tehtävä erillinen sopimus.
Verkkolaskuosoitteet tallennetaan ohjelmaan omiin verkkolaskuosoitteisiin (Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet). Huomaathan että kuluttajaverkkolaskutusta varten on tallennettava sekä lähetys- että vastaanotto-osoite. Lähetysosoite tarvitaan jotta laskut voidaan lähettää ja vastaanotto-osoite tarvitaan jotta vastaanottoilmoitukset (eli e-laskujen tilaukset verkkopankista) voivat tulla perille.
3. Laskuttajailmoituksen luominen ja lähettäminen
Seuraavaksi ohjelmaan luodaan laskuttajailmoitus. Laskuttajailmoituksella yritys ilmoittaa pankkeihin käyttävänsä e-laskupalvelua. Tämä mahdollistaa yrityksen tietojen näkymisen e-laskun tarjoajissa kuluttajan omassa verkkopankissa.
Laskuttajailmoitus luodaan ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet> Laskuttajailmoitus. Valikosta avautuu neljä vaihtoehtoa:
Uusi: Tällä valinnalla luodaan kokonaan uusi laskuttajailmoitus, tilanteessa jossa kuluttajaverkkolaskutusta ollaan aloittamassa kokonaan alusta. Tarve uuden laskuttajailmoituksen luomiseen on esimerkiksi silloin jos yrityksellä ei ole aiemmin ollut kuluttajaverkkolaskutusta käytössä tai se on ollut käytössä aiemmassa ohjelmassa mutta kyseistä laskuttajailmoitusta ei voida tai haluta käyttää Procountorissa.
Lisää olemassaoleva: Tätä valintaa käytetään silloin jos kuluttajaverkkolaskutus on ollut toisessa ohjelmassa käytössä ja siinä käytetty laskuttajailmoitus, joka on pankin päässä yhä voimassa, halutaan siirtää Procountoriin. Lisätietoa tästä tilanteesta löydät ohjekirjamme artikkelista Kuluttajaverkkolaskutuksen vaihtaminen toisesta ohjelmasta Procountoriin
Tarkastele & muokkaa: Tätä valintaa käytetään silloin jos laskuttajailmoitus on jo lähetetty Procountorista ja siihen halutaan tehdä muutoksia. Ohjekirjamme artikkelissa Muutokset kuluttajaverkkolaskutuksessa on kuvattu tilanteita tähän liittyen.
Poista: Tällä valinnalla Procountorista lähetetty laskuttajailmoitus saadaan poistettua. Poistoilmoitus kulkeutuu omaan pankkiin, joka jakaa sen muihin pankkeihin ja laskuttajailmoitus poistuu sen myötä kaikista näistä.
Tässä ohjeessa keskitytään tilanteeseen jossa ollaan luomassa uutta laskuttajailmoitusta, eli valikosta valitaan vaihtoehto Uusi.
Seuraavaksi avautuu näkymä jossa päästään täyttämään uudelle laskuttajailmoitukselle tietoja:
Ilmoitukselta löytyy seuraavat kentät:
Operaattori- ja Lähetysosoite-kenttiin siirtyy sen verkkolaskuosoitteen tiedot, joka oli valittuna käytettäessä Laskuttajailmoitus-painiketta.
Laskuttajan tarjoamat palvelut -kenttään valitse Kuluttajaverkkolasku (E-lasku) tai Kuluttajaverkkolaskut sekä suoramaksu, riippuen halutaanko lähettää vain kuluttajaverkkolaskuja vai myös suoramaksuja.
Yksilöintitieto-kenttään voit valita joko Viitenumeron, Asiakasnumeron tai yhdistelmän Asiakasnumero ja viitenumero. Tämä tieto vaikuttaa siihen mikä tieto asiakkaan pitää verkkopankissaan e-laskua tilatessaan antaa ja minkä tiedon perusteella saapunut vastaanottoilmoitus Procountorissa kohdistetaan.
Jos yksilöintitietona käytetään sekä asiakasnumeroa että viitenumeroa, molemmat ovat pakollisia tietoja asiakkaan laatiessa E-laskusopimusta. Asiakasnumeron täytyy olla 1-35 merkkiä pitkä ja sen ei tulisi sisältää muita erikoismerkkejä kuin tavuviivoja tai välilyöntejä. Viitenumeroa käytettäessä asiakkaalle tulee olla tehtynä myyntilasku, joka löytyy Procountorista.
Laskutusaiheen nimi -osioon tulee antaa pankin tietovaatimusten mukaisesti laskutusaiheen nimi suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Nimi voi olla esimerkiksi Vakuutuslaskut tai Puhelinlaskut. Tämä tieto näkyy asiakkaalle verkkopankissa e-laskua tilatessa.
Ohje vastaanottajalle -osioon tulee kirjoittaa ohjeita laskun saajalle. Ohjeen kirjoittaminen on pakollista suomen kielellä. Sinulla on mahdollisuus antaa ohjeita myös ruotsin ja englannin kielellä. Ohjeessa voit esimerkiksi opastaa asiakasta löytämään asiakasnumeron tai viitenumeron laskulta.
Valitse tilit -osiossa valitaan pankkitilit, joita ilmoitus koskee. Valittuna tulee olla ainakin yksi tili. Vasemmanpuoleisessa valikossa näet kaikki valittavissa olevat tilit (pankkiyhteydet). Valitse yksi tai useampi tilinumero listalta ja käytä nuolipainiketta, jolloin valitut tilit siirtyvät ilmoitukselle. Tilejä voi vastaavasti siirtää pois ilmoitukselta valitsemalla poistettava tili ja käyttämällä alempaa nuolipainiketta.
Kun ilmoitus on täytetty, se lähetetään Lähetä-painikkeella pankkiin. Pankki käsittelee laskuttajailmoituksia kerran päivässä ja ne ovat saman pankkiryhmän sisällä käytettävissä lähetyspäivän seuraavana päivänä (aikataulu saattaa vaihdella pankkikohtaisesti). Oma pankki jakaa laskuttajailmoituksen eteenpäin muihin pankkeihin.
Jos laskuttajailmoitus jää pankissa virheeseen, välitämme tiedon yritykselle eteenpäin.
Kun laskuttajailmoitus on tehty, tulee Verkkolasku- ja skannausosoitteet -näkymälle tieto laskuttajailmoituksen lähetysajankohdasta Laskuttajailmoitus -sarakkeeseen.
4. Vastaanottoilmoituksen käsittely
Kun laskuttajailmoitus saapuu pankkeihin, alkaa asiakkaille näkyä verkkopankissa että yritykseltä voi tilata e-laskuja. Kun asiakas tilaa e-laskun, saapuu tästä Procountoriin vastaanottoilmoitus. Vastaanottoilmoituksella kuluttaja siis ilmoittaa haluavansa vastaanottaa yrityksestäsi e-laskuja.
Vastaanottoilmoituksen tunnistetietona (eli tietona jonka asiakas syöttää e-laskua tilatessaan) käytetään edellisen laskun viitenumeroa tai asiakasnumeroa pankista riippuen. On suositeltavaa, että asiakkaalle on jo lähetetty ensimmäinen lasku muuta kanavaa pitkin, jotta hän voi täyttää pankin e-laskusopimuslomakkeella oikean viitenumerot ja asiakasnumeron.
Seuraavaksi käydään läpi mistä saapuneet vastaanottoilmoitukset löytyvät ja mitä tietoja niiden mukana saapuu, miten vastaanottoilmoitukset kohdistetaan asiakkaille ja miten kohdistus puretaan.
Saapuneiden vastaanottoilmoitusten tarkastelu
Saapuneita vastaanottoilmoituksia pääsee tarkastelemaan kahta eri reittiä:
Etusivun Pikalinkeistä. Jos Kuluttajaverkkolaskujen ilmoitukset -kohta ei ole näkyvissä, voi sen asettaa näkyviin klikkaamalla Muokkaa-painiketta.
Saapuneet vastaanottoilmoitukset löytyvät lisäksi ohjelman kohdasta Rekisterit > Liikekumppanit > Vastaanottoilmoitukset.
Vastaanottoilmoitukset-osio jakautuu kahteen osioon. Näkymän yläosan Ilmoitusten kohdistus liikekumppaneille -osiossa voi tarkastella saapuneita, kohdistamattomia vastaanottoilmoituksia ja kohdistaa niitä. Alaosan Kohdistetut kuluttajaverkkolaskujen ja suoramaksujen vastaanottoilmoitukset -osiossa voi hakea ja tarkastella jo kohdistettuja vastaanottoilmoituksia ja poistaa kohdistuksia.
Kuvaa klikkaamalla saat sen suuremmaksi.
Ilmoitusten kohdistus liikekumppaneille -osiossa ensimmäisessä sarakkeessa Tila (ilmoitus) kerrotaan kummasta vastaanottoilmoituksen tyypistä on kyse:
Lisäys: Kun asiakas ilmoittaa, että haluaa vastaanottaa kuluttajaverkkolaskuja, lukee tilana Lisäys.
Poisto: Kun asiakas ilmoittaa, ettei enää jatkossa halua vastaanottaa kuluttajaverkkolaskuja (ja on aiemmin vastaanottanut), lukee tilana Poisto.
Muissa sarakkeissa otsikon perässä suluissa kerrotaan onko tieto asiakasrekisteristä vai ilmoitukselta;
Suluissa oleva (rekisterissä) tarkoittaa, että ohjelma on päätellyt Procountorin asiakasrekisterissä olevien tietojen perusteella kyseisen tietokentän tiedon. Mikäli tietoa ei ole pystytty päättelemään tai se on väärin, valitse liikekumppani aktivoimalla Nimi (rekisteristä) -kenttä ja valitsemalla oikea liikekumppani alasvetovalikosta.
Suluissa oleva (ilmoitus) tarkoittaa, että kyseinen tieto on haettu vastaanottoilmoitukselta.
Esimerkiksi jos Nimi (ilmoitus) -sarakkeessa lukee Aino Asiakas ja Nimi (rekisteristä) -sarakkeessa Kalle Kuluttaja, voi tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä että Aino on tehnyt e-laskutilauksen verkkopankissaan Kallen puolesta ja antanut tilauksessa tunnistetiedoksi joko Kallen edellisen laskun viitenumeron tai asiakasnumeron, minkä vuoksi ohjelma on päätellyt tilauksen koskevan Kallea. Toinen vaihtoehto on että Ainon on ollut tarkoitus tehdä e-laskun tilaus itselleen, mutta hän on laittanut tilaukselle väärän viitenumeron tai asiakasnumeron, jotka löytyvätkin Procountorissa Kallen tiedoista. Kohdistusta voi muuttaa valitsemalla oikean asiakkaan Nimi (rekisteristä) -valikosta.
Näkymältä löytyy myös painike Vastaanottoilmoituksien sisäänluku. Tätä käytetään tilanteessa, jossa siirrytään toisesta ohjelmasta Procountoriin ja halutaan lukea vanhassa ohjelmassa olevat vastaanottoilmoitukset ohjelmaan sisään. Lue lisää täältä.
Saapuneen vastaanottoilmoituksen kohdistaminen
Vastaanottoilmoitus kohdistetaan asiakkaalle Kohdista liikekumppanille -painikkeella.
Jos vastaanottoilmoitus on automaattisesti ehdotettu kohdistuneeksi oikeaan asiakkaaseen (eli ilmoituksen Nimi (rekisteristä) -sarakkeessa on se asiakasrekisterin asiakas joka pitääkin olla), voi ilmoitusrivin rastia ja tehdä kohdistuksen.
Jos Nimi (rekisteristä) -sarakkeessa ehdotetaan asiakasta jolle vastaanottoilmoitus ei kuulu, voi kohdistuksen vaihtaa oikeaan asiakkaaseen avaamalla Nimi (rekisteristä) -valikon ja etsimällä oikean asiakkaan sieltä ja sen jälkeen kohdistaa.
Jos Nimi (rekisteristä) -sarake on tyhjänä, tarkoittaa tämä sitä että ohjelma ei ole pystynyt päättelemään oikeaa asiakasta, esimerkiksi puuttuvan viitenumeron vuoksi. Kohdistus tehdään valitsemalla Nimi (rekisteristä) -valikosta oikea asiakas ja kohdistetaan.
Mikäli vastaanottoilmoituksia on paljon, voi niiden läpikäymisen jälkeen rastia kaikki ilmoitukset ja tehdä kohdistuksen kerralla. Huomaathan että Lisäys ja Poisto ilmoituksia ei voi käsitellä samalla kerralla.
Vastaanottoilmoituksen käsittely tallentaa automaattisesti asiakasrekisteriin laskukanavaksi verkkolaskun ja verkkolaskuosoitteeksi vastaanottoilmoituksella saapuneen verkkolaskuosoitteen. Tämän jälkeen asiakkaalle voi alkaa lähettää kuluttajaverkkolaskuja.
Asiakkaisiin kohdistettuja vastaanottoilmoituksia on mahdollista hakea Liikekumppaniraportilta (Raportointi > Rekisteriraportit > Liikekumppaniraportti) asettamalla Rekisterin tiedot -osioon hakuehdon Kohdistettu vastaanottoilmoitus ja hakemalla raportin.
Vastaanottoilmoituksen poistaminen ja purkaminen
Jos Ilmoitusten kohdistus liikekumppaneille -osiossa eli käsittelemättömissä vastaanottoilmoituksissa on ilmoitus, joka on aiheeton (eli ilmoituksen lähettäjä ei ole esimerkiksi lainkaan yrityksen asiakas ja on epähuomiossa lähettänyt ilmoituksen yritykselle) voidaan ilmoitus poistaa Poista rivi -painikkeella.
Jos sen sijaan halutaan poistaa vastaanottoilmoituksen kohdistus asiakkaalta jolle kohdistus on aiemmin tehty, tehdään tämä näkymän alaosan osiossa Kohdistetut kuluttajaverkkolaskujen ja suoramaksujen vastaanottoilmoitukset. Valitse tarkasteluaikaväli Vastaanottoilmoitus luotu aikavälillä ja/tai aseta Nimi-kenttään asiakkaan nimi ja paina Hae.
Virheellisesti kohdistettu vastanottoilmoitus voidaan purkaa valitsemalla alaosan näkymästä haluttu vastaanottoilmoitus ja painamalla Poista valittu kohdistus. Kohdistuksen purkamisen yhteydessä asiakkaan tiedoista poistetaan verkkolaskuosoitteet ja laskukanavaksi muutetaan posti. Suoramaksun kohdistuksen poisto muuttaa asiakkaan maksutavaksi tilisiirto.
Kohdistuksen purkamisen jälkeen vastaanottoilmoitus siirtyy näkymän yläosaan Ilmoitusten kohdistus liikekumppaneille -osioon, josta sen voi joko poistaa Poista rivi -painikkeella tai kohdistaa toiselle asiakkaalle, tarpeesta riippuen.
Purkamisesta tulee aikaleima sarakkeisiin Muokattu ja Muokkaaja. Näin voidaan seurata vastaanottoilmoitusten muokkaamista ja kuka on tehnyt muokkauksia.
Usein kysytyt kysymykset
Haluaisin tehdä laskuttajailmoituksen mutta Laskuttajailmoitus-painiketta ei Verkkolasku- ja skannausosoitteet -näkymällä näy. Mistä tämä johtuu?
Tämä tarkoittaa että kuluttajaverkkolaskutukseen liityviä toimintoja ei ole laitettu asiakaspalvelumme kautta vielä päälle. Olethan yhteydessä asiakaspalveluumme, niin aktivoimme toiminnot.
Laadin ja lähetin ohjelmassa laskuttajailmoituksen, mutta teiltä tuli tieto että se jäi pankissa virheeseen. Mistä virhe voi johtua?
Välittämässämme virheviestissä saattaa lukea arvio virheen syystä, tilanteesta riippuen. Tarkan tiedon laskuttajailmoituksen hylkäyksen syystä saa kuitenkin pankista.
Kun kyseessä on laskuttajailmoitus joka on laadittu valinnalla Uusi, saattaa virheen syynä olla esimerkiksi se että pankki ei ole aktivoinut kuluttajaverkkolaskutusta sopimuksellenne vielä käyttöön tai aineistonhoitajaksi sopimukselle on asetettu joku muu kuin Finago Oy.
Kun kyseessä on laskuttajailmoitus joka on laadittu valinnalla Tarkastele & muokkaa tai Poista, saattaa virheen syynä olla se että kyseinen laskuttajailmoitus ei ole enää pankissa voimassa, tai se on voimassa siellä eri tiedoilla kuin millä laskuttajailmoitus Procountoriin on tuotu.
Lähetin asiakkaalle kuluttajaverkkolaskun, mutta lähetys jäi pankissa virheeseen. Mistä virhe voi johtua?
Virheen mahdollinen syy tai arvio siitä saattaa lukea verkkolaskuvirheen yhteydessä. Tarkan tiedon kuluttajaverkkolaskun hylkäyksen syystä saa kuitenkin pankista.
Syynä saattaa olla esimerkiksi se, että laskun asiakkaalla ei ole ollut laskun laatimisen hetkellä kohdistuneena vastaanottoilmoitusta eli e-laskun tai suoramaksujen tilausta, tai että asiakkaalle on saapunut vastaanottoilmoitus tyypillä Poisto (eli asiakas ei enää halua vastaanottaa kuluttajaverkkolaskuja), jota ei ole vielä kohdistettu.
Syy voi johtua myös siitä että laskuttajailmoitus, johon vastaanottoilmoitus liittyy, ei olisi pankissa voimassa.
Kuluttajaverkkolaskutus on ollut käytössä toisen ohjelman kautta ja haluan jatkaa sen käyttöä Procountorissa, ilman että tämä vaikuttaa e-laskun jo tilanneisiin asiakkaisiin. Miten tämä tehdään?
Mikäli laskuttajailmoitus on yhä voimassa pankin päässä, tulisi laatia laskuttajailmoitus Laskuttajailmoitus-valikon valinnalla Lisää olemassa oleva, sekä varmistaa pankista että aineistonhoitajana sopimuksella on Finago Oy. Vastaanottoilmoitukset saa tuotua ohjelmaan csv-tiedostona, mikäli ne on vanhasta ohjelmasta saatu.
Tarkemmat ohjeet löydät artikkelista Kuluttajaverkkolaskutuksen vaihtaminen toisesta ohjelmasta Procountoriin.
Asiakas on tilannut e-laskun mutta vastaanottoilmoitusta ei näy Procountorissa. Miksi?
Vastaanottoilmoitukset luetaan Procountoriin päivittäin, mutta niiden välittämisen aikatauluissa pankista Procountoriin voi olla pankkikohtaisia eroja joista saa lisätietoa pankista. Jos vastanottoilmoitusta ei alkaisi näkyä parin päivän sisällä, yrityksen tulisi selvittää omasta pankista mitä laskuttajailmoituksia siellä on voimassa. Jos voimassa on esimerkiksi useita laskuttajailmoituksia ja joku niistä olisi sellainen joka on liitettynä muuhun ohjelmaan kuin Procountoriin, tulisi selvittää minkä laskuttajailmoituksen e-laskun tilaaja on verkkopankissaan valinnut.