Procountorista on mahdollista lähettää myyntilaskuja suoramaksuina, jolloin asiakas saa kopion laskusta ja pankki huolehtii laskun automaattisesta veloituksesta asiakkaan tililtä pankkiin lähetetyn suoramaksuaineiston perusteella.
Tässä ohjeessa käydään läpi miten saat otettua suoramaksutoiminnon käyttöön.
Aiheesta lyhyesti
Suoramaksu vastaa aikaisemmin käytössä ollutta suoraveloitusta ja se on tarkoitettu sellaisten kuluttaja-asiakkaiden laskutukseen, joilla ei ole verkkopankkia käytössään.
Procountorissa on mahdollisuus suoramaksun sisältävän laskuttajailmoituksen tekemiseen, suoramaksutiedon sisältävien vastaanottoilmoitusten käsittelyyn ja suoramaksuaineistojen lähettämiseen. Suoramaksu on osa pankkien e-laskupalvelua ja sen käyttäminen vaatii e-laskusopimuksen oman pankin kanssa. Teknisesti suoramaksu perustuu samaan Finvoice-formaattiin kuin kuluttajan e-lasku ja yritysten välinen Finvoice-verkkolasku.
Suoramaksua käytettäessä asiakkaalle lähtee laskukopio Procountorista postitse tai sähköpostitse ja pankkiin välittyy sähköinen suoramaksuaineisto. Pankki huolehtii laskun automaattisesta veloituksesta asiakkaan tililtä pankkiin lähetetyn suoramaksuaineiston perusteella. Asiakas ei voi muuttaa itse suoramaksuna maksettavan laskun summaa, eräpäivää tai tilinumeroa. Mikäli laskutukseen halutaan muutoksia, niistä tulee sopia laskuttajan kanssa erikseen.
Suoramaksuaineisto lähtee Procountorista pankkiin laskun lähetyksen yhteydessä eli Lähetä-painikkeen painamisen jälkeen eli samalla, kun lasku lähetetään paperipostina tai sähköpostilla asiakkaalle.
Koska yhdestä suoramaksettavasta tositteesta tehdään kaksi lähetystä, lasku asiakkaalle ja laskukopio pankkiin, tulee yhdelle tositteelle kaksi lähetysveloitusta: verkkolasku (lähetys pankkiin) ja valitun laskukanavan mukaan joko Sähköposti tai Posti.
Suoramaksujen käyttöönoton vaiheet
Suoramaksujen käyttöönotto Procountorissa sisältää seuraavat vaiheet:
Suoramaksuun liittyvät toiminnot käyttöön asiakaspalvelusta
Sopimus suoramaksuista ja verkkolaskuosoitteista pankin kanssa
Laskuttajailmoituksen luominen ja lähettäminen
Vastaanottoilmoitusten käsittely
Seuraavaksi käydään jokainen näistä vaiheista tarkemmin läpi.
1. Suoramaksuihin liittyvät toiminnot käyttöön asiakaspalvelusta
Jotta suoramaksuihin liittyvät toiminnot tulisivat näkyviin Procountorissa, tulee aluksi olla yhteydessä asiakaspalveluumme. Toiminnot saa käyttöön tilaamalla ne asiakaspalvelusta yhteydenottopyyntölomakkeen kautta. Meiltä tulee kuittaus, kun toiminnot on aktivoitu käyttöön. Toiminto sisältää valmiuden sekä suoramaksujen että kuluttajaverkkolaskujen lähettämiseen, eli jos käytössä on jo kuluttajaverkkolaskutus Procountorin kautta, ei toimintojen aktivointia meidän päästä tarvita enää uudestaan.
Emme Procountorin puolella veloita erikseen suoramaksujen aktivoinnista tai sen käytöstä normaalien tosite- tai laskun lähetys veloitustemme lisäksi.
2. Sopimus suoramaksuista ja verkkolaskuosoitteista pankin kanssa
Suoramaksuja varten yrityksellä on oltava pankissa sopimus verkkolaskujen lähetyksestä ja vastaanotosta. Suoramaksuja varten tarvitaan siis nimenomaan pankin verkkolaskuosoitteet käyttöön. Finago Apixin verkkolaskuosoitteita ei voi suoramaksuihin Procountorin kautta käyttää.
Pankista tulisi tarkistaa sisältyykö verkkolaskusopimukseen myös suoramaksujen lähetys, vai onko siitä tehtävä erillinen sopimus.
Verkkolaskuosoitteet tallennetaan ohjelmaan omiin verkkolaskuosoitteisiin (Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet). Huomaathan että suoramaksuja varten on tallennettava sekä lähetys- että vastaanotto-osoite. Lähetysosoite tarvitaan jotta suoramaksuaineisto voidaan lähettää pankkiin ja vastaanotto-osoite tarvitaan jotta vastaanottoilmoitukset (eli suoramaksujen tilaukset verkkopankista) voivat tulla perille.
3. Laskuttajailmoituksen luominen ja lähettäminen
Seuraavaksi ohjelmaan luodaan laskuttajailmoitus. Laskuttajailmoitus luodaan ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet > Laskuttajailmoitus. Valikosta avautuu neljä vaihtoehtoa:
Uusi: Tällä valinnalla luodaan kokonaan uusi laskuttajailmoitus, tilanteessa jossa suoramaksuja ollaan aloittamassa ensimmäistä kertaa ja laskuttajailmoitusta ei ole Procountorin kautta tehty edes kuluttajaverkkolaskujen lähetystä varten. Mikäli laskuttajailmoitus kuluttajaverkkolaskutusta varten on jo Procountorissa, saisi suoramaksutoiminnon lisättyä mukaan laskuttajailmoitukselle muutosilmoituksella eli valinnalla Tarkastele & muokkaa. Katso alla oma kohta tähän liittyen.
Lisää olemassaoleva: Tätä valintaa käytetään silloin jos suoramaksut ovat olleet toisessa ohjelmassa käytössä ja siinä käytetty laskuttajailmoitus, joka on pankin päässä yhä voimassa, halutaan siirtää Procountoriin. Lisätietoa tästä tilanteesta löydät ohjekirjamme artikkelista Kuluttajaverkkolaskutuksen vaihtaminen toisesta ohjelmasta Procountoriin
Tarkastele & muokkaa: Tätä valintaa käytetään silloin jos laskuttajailmoitus on jo lähetetty Procountorista ja siihen halutaan tehdä muutoksia. Ohjekirjamme artikkelissa Muutokset kuluttajaverkkolaskutuksessa on kuvattu tilanteita tähän liittyen. Suoramaksujen lisääminen Procountorista löytyvälle laskuttajailmoitukselle, jolla olisi aiemmin sovittu vain kuluttajaverkkolaskujen lähetyksestä, tehtäisiin tällä Muokkaa-valinnalla.
Poista: Tällä valinnalla Procountorista lähetetty laskuttajailmoitus saadaan poistettua. Poistoilmoitus kulkeutuu omaan pankkiin, joka jakaa sen muihin pankkeihin ja laskuttajailmoitus poistuu sen myötä kaikista näistä.
Tässä ohjeessa keskitytään tilanteeseen jossa ollaan luomassa uutta laskuttajailmoitusta, eli valikosta valitaan vaihtoehto Uusi.
Seuraavaksi avautuu näkymä jossa päästään täyttämään uudelle laskuttajailmoitukselle tietoja:
Ilmoitukselta löytyy seuraavat kentät:
Operaattori- ja Lähetysosoite-kenttiin siirtyy sen verkkolaskuosoitteen tiedot, joka oli valittuna käytettäessä Laskuttajailmoitus-painiketta.
Laskuttajan tarjoamat palvelut -kenttään valitse kohta Kuluttajaverkkolaskut sekä suoramaksu.
Yksilöintitieto-kenttään voit valita joko Viitenumeron, Asiakasnumeron tai yhdistelmän Asiakasnumero ja viitenumero. Tämä tieto vaikuttaa siihen minkä tiedon perusteella saapunut vastaanottoilmoitus Procountorissa kohdistetaan.
Asiakasnumeron täytyy olla 1-35 merkkiä pitkä ja sen ei tulisi sisältää muita erikoismerkkejä kuin tavuviivoja tai välilyöntejä. Viitenumeroa käytettäessä asiakkaalle tulee olla tehtynä myyntilasku, joka löytyy Procountorista.
Laskutusaiheen nimi -osioon tulee antaa pankin tietovaatimusten mukaisesti laskutusaiheen nimi suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Nimi voi olla esimerkiksi Vakuutuslaskut tai Puhelinlaskut.
Ohje vastaanottajalle -osioon tulee kirjoittaa ohjeita laskun saajalle. Ohjeen kirjoittaminen on pakollista suomen kielellä. Sinulla on mahdollisuus antaa ohjeita myös ruotsin ja englannin kielellä. Ohjeessa voit esimerkiksi opastaa asiakasta löytämään asiakasnumeron tai viitenumeron laskulta.
Valitse tilit -osiossa valitaan pankkitilit, joita ilmoitus koskee. Valittuna tulee olla ainakin yksi tili. Vasemmanpuoleisessa valikossa näet kaikki valittavissa olevat tilit (pankkiyhteydet). Valitse yksi tai useampi tilinumero listalta ja käytä nuolipainiketta, jolloin valitut tilit siirtyvät ilmoitukselle. Tilejä voi vastaavasti siirtää pois ilmoitukselta valitsemalla poistettava tili ja käyttämällä alempaa nuolipainiketta.
Kun ilmoitus on täytetty, se lähetetään Lähetä-painikkeella pankkiin. Pankki käsittelee laskuttajailmoituksia kerran päivässä ja ne ovat saman pankkiryhmän sisällä käytettävissä lähetyspäivän seuraavana päivänä (aikataulu saattaa vaihdella pankkikohtaisesti). Oma pankki jakaa laskuttajailmoituksen eteenpäin muihin pankkeihin.
Jos laskuttajailmoitus jää pankissa virheeseen, tulee tästä meille tieto jonka välitämme yritykselle eteenpäin.
Kun laskuttajailmoitus on tehty, tulee Verkkolasku- ja skannausosoitteet -näkymälle tieto laskuttajailmoituksen lähetysajankohdasta Laskuttajailmoitus -sarakkeeseen.
4. Vastaanottoilmoituksen käsittely
Kun maksaja eli asiakas pyytää omaa pankkiaan tekemään suoramaksutoimeksiannon eli ilmoittaa halukkuutensa suoramaksuun tietyn laskuttajan laskuille, välittää pankki maksajan vastaanotto-osoitteen vastaanottoilmoituksena laskuttajalle. Vastaanottoilmoitus sisältää tiedon siitä, että kyseessä on suoramaksuasiakas.
Seuraavaksi käydään läpi mistä saapuneet vastaanottoilmoitukset löytyvät ja mitä tietoja niiden mukana saapuu, miten vastaanottoilmoitukset kohdistetaan asiakkaille ja miten kohdistus puretaan.
Saapuneiden vastaanottoilmoitusten tarkastelu
Saapuneita vastaanottoilmoituksia pääsee tarkastelemaan kahta eri reittiä:
Etusivun Pikalinkeistä. Jos Kuluttajaverkkolaskujen/suoramaksujen ilmoitukset -kohta ei ole näkyvissä, voi sen asettaa näkyviin klikkaamalla Muokkaa-painiketta.
Saapuneet vastaanottoilmoitukset löytyvät lisäksi ohjelman kohdasta Rekisterit > Liikekumppanit > Vastaanottoilmoitukset.
Vastaanottoilmoitukset-osio jakautuu kahteen osioon. Näkymän yläosan Ilmoitusten kohdistus liikekumppaneille -osiossa voi tarkastella saapuneita, kohdistamattomia vastaanottoilmoituksia ja kohdistaa niitä. Alaosan Kohdistetut kuluttajaverkkolaskujen ja suoramaksujen vastaanottoilmoitukset -osiossa voi hakea ja tarkastella jo kohdistettuja vastaanottoilmoituksia ja poistaa kohdistuksia.
Kuvaa klikkaamalla saat sen suuremmaksi.
Ilmoitusten kohdistus liikekumppaneille -osiossa ensimmäisessä sarakkeessa Tila (ilmoitus) kerrotaan kummasta vastaanottoilmoituksen tyypistä on kyse:
Lisäys: Kun pankilta tulee tieto että kyseinen asiakas haluaa vastaanottaa suoramaksuja, lukee tilana Lisäys.
Poisto: Kun asiakas ilmoittaa, ettei enää jatkossa halua vastaanottaa suoramaksuja (ja on aiemmin vastaanottanut), lukee tilana Poisto.
Muissa sarakkeissa otsikon perässä suluissa kerrotaan onko tieto asiakasrekisteristä vai ilmoitukselta;
Suluissa oleva (rekisterissä) tarkoittaa, että ohjelma on päätellyt Procountorin asiakasrekisterissä olevien tietojen perusteella kyseisen tietokentän tiedon. Mikäli tietoa ei ole pystytty päättelemään tai se on väärin, valitse liikekumppani aktivoimalla Nimi (rekisteristä) -kenttä ja valitsemalla oikea liikekumppani alasvetovalikosta.
Suluissa oleva (ilmoitus) tarkoittaa, että kyseinen tieto on haettu vastaanottoilmoitukselta.
Tieto siitä, että kyseessä on suoramaksuihin liittyvä vastaanottoilmoitus, näkyy sarakkeessa Tyyppi (ilmoitus).
Näkymältä löytyy myös painike Vastaanottoilmoituksien sisäänluku. Tätä käytetään tilanteessa, jossa siirrytään toisesta ohjelmasta Procountoriin ja halutaan lukea vanhassa ohjelmassa olevat vastaanottoilmoitukset ohjelmaan sisään. Lue lisää täältä.
Saapuneen vastaanottoilmoituksen kohdistaminen
Vastaanottoilmoitus kohdistetaan asiakkaalle Kohdista liikekumppanille -painikkeella.
Jos vastaanottoilmoitus on automaattisesti ehdotettu kohdistuneeksi oikeaan asiakkaaseen (eli ilmoituksen Nimi (rekisteristä) -sarakkeessa on se asiakasrekisterin asiakas joka pitääkin olla), voi ilmoitusrivin rastia ja tehdä kohdistuksen.
Jos Nimi (rekisteristä) -sarakkeessa ehdotetaan asiakasta jolle vastaanottoilmoitus ei kuulu, voi kohdistuksen vaihtaa oikeaan asiakkaaseen avaamalla Nimi (rekisteristä) -valikon ja etsimällä oikean asiakkaan sieltä ja sen jälkeen kohdistaa.
Jos Nimi (rekisteristä) -sarake on tyhjänä, tarkoittaa tämä sitä että ohjelma ei ole pystynyt päättelemään oikeaa asiakasta, esimerkiksi puuttuvan viitenumeron vuoksi. Kohdistus tehdään valitsemalla Nimi (rekisteristä) -valikosta oikea asiakas ja kohdistetaan.
Mikäli vastaanottoilmoituksia on paljon, voi niiden läpikäymisen jälkeen rastia kaikki ilmoitukset ja tehdä kohdistuksen kerralla. Huomaathan että Lisäys ja Poisto ilmoituksia ei voi käsitellä samalla kerralla.
Asiakkaan tiedoissa suoramaksun vastaanottoilmoituksen kohdistaminen muuttaa asiakkaan Maksutapa-kenttään tiedon Suoramaksu. Laskukanava-kentässä ovat ilmoituksen kohdentamisen jälkeen valittavana vaihtoehdot Posti tai Sähköposti.
Vastaanottoilmoituksen poistaminen ja purkaminen
Jos Ilmoitusten kohdistus liikekumppaneille -osiossa eli käsittelemättömissä vastaanottoilmoituksissa on ilmoitus, joka on aiheeton voidaan ilmoitus poistaa Poista rivi -painikkeella.
Jos sen sijaan halutaan poistaa vastaanottoilmoituksen kohdistus asiakkaalta jolle kohdistus on aiemmin tehty, tehdään tämä näkymän alaosan osiossa Kohdistetut kuluttajaverkkolaskujen ja suoramaksujen vastaanottoilmoitukset. Valitse tarkasteluaikaväli Vastaanottoilmoitus luotu aikavälillä ja/tai aseta Nimi-kenttään asiakkaan nimi ja paina Hae.
Virheellisesti kohdistettu vastanottoilmoitus voidaan purkaa valitsemalla alaosan näkymästä haluttu vastaanottoilmoitus ja painamalla Poista valittu kohdistus. Kohdistuksen purkamisen yhteydessä asiakkaan tiedoista poistetaan verkkolaskuosoitteet ja laskukanavaksi muutetaan posti. Suoramaksun kohdistuksen poisto muuttaa asiakkaan maksutavaksi tilisiirto.
Kohdistuksen purkamisen jälkeen vastaanottoilmoitus siirtyy näkymän yläosaan Ilmoitusten kohdistus liikekumppaneille -osioon, josta sen voi joko poistaa Poista rivi -painikkeella tai kohdistaa toiselle asiakkaalle, tarpeesta riippuen.
Purkamisesta tulee aikaleima sarakkeeseen Muokattu ja Muokkaaja. Näin voidaan seurata vastaanottoilmoitusten muokkaamista ja kuka on tehnyt muokkauksia.
Usein kysytyt kysymykset
Asiakas haluaa laskukopion suoramaksusta postin sijaan sähköpostitse. Mistä pääsen muuttamaan valintaa?
Tieto määritellään asiakasrekisterissä asiakkaan tiedoissa Laskukanava-valikossa. Vaihtoehtoina on Posti ja Sähköposti. Laskun lähettämisen yhteydessä asiakas saa siis kopion laskusta ja suoramaksuaineisto lähtee veloitusta varten pankkiin.
Asiakas ei halua enää suoramaksuja. Miten saan poistettua asiakkaan tiedoista Maksutapa-valikosta valinnan Suoramaksu? Valikko on harmaana.
Suoramaksun saa poistettua asiakkaan tiedoista vain vastaanottoilmoituksen kohdistuksen avulla, jossa kerrotaan että asiakas ei halua enää vastaanottaa suoramaksuja. Pankista tulee siis saapua Poisto-tyyppinen vastaanottoilmoitus, joka kohdistetaan asiakkaalle Vastaanottoilmoitukset-näkymällä. Kohdistus muuttaa asiakkaan tietoihin maksutavaksi valinnan Tilisiirto ja tulevat laskut asiakkaalle lähtevät sillä laskukanavalla joka Laskukanava-valikkoon määritellään.
Voiko suoramaksuna laaditulle myyntilaskulle tehdä hyvityslaskun?
Procountorista voi lähettää hyvityslaskun suoramaksuun liittyen. Kun suoramaksun loppusumma on negatiivinen ja laskusta lähtee suoramaksuaineisto pankkiin, on kuitenkin mahdollista että jotkut pankit eivät hyväksy negatiivisella loppusummalla lähetettyjä verkkolaskuaineistoja vaan ne jäävät virheeseen. Pankkikohtaisia eroja kuitenkin voi hyvin olla.
Jos negatiivisella laskun loppusummalla varustettu suoramaksu-verkkolaskuaineisto jää virheeseen, niin tästä ilmoitetaan laskun lähettäjälle. Jos taas aineistoa ei hylätä pankissa, niin meillä ei ole näkyvyyttä siihen miten pankki hyvityslaskuaineiston käsittelee: esimerkiksi tunnistaako pankki, että kyse on hyvitysaineistosta, joka tulisi kohdistaa jollekin aikaisemmalle veloitettavalle tapahtumalle ja tiliä ei näin ollen veloiteta, vai palauttaako pankki rahat tilille jos veloitus on jo ehtinyt tapahtua.
Tilanteen käsittelystä tulisikin tiedustella omasta pankista.