Jos kuluttajaverkkolaskutus eli e-laskujen lähetys ja suoramaksut ovat olleet aiemmin käytössä toisen ohjelman kautta, voi Procountorin kautta jatkaa kuluttajaverkkolaskutusta ilman että tämä vaikuttaa laskujen vastaanottajiin, tietyin edellytyksin.

Tässä ohjeessa kerrotaan missä tilanteissa voit siirtää kuluttajaverkkolaskutuksen toisesta ohjelmasta Procountoriin ja mitä toimenpiteitä se edellyttää.

Jos yritys on lähettänyt kuluttajaverkkolaskuja tai välittänyt suoramaksuaineistoja toisen järjestelmän kautta aikaisemmin, on mahdollista että yrityksellä on vielä pankin päässä voimassa tämä kyseinen laskuttajailmoitus. Laskuttajailmoituksella tarkoitetaan kuluttaja-asiakkaille näkyvää tietoa siitä, että yritys tarjoaa e-lasku- tai e-lasku ja suoramaksu-mahdollisuutta.

Jos yrityksellä on voimassa tällainen vanha laskuttajailmoitus, voi tämän laskuttajailmoituksen ja siihen liittyvät vastaanottoilmoitukset eli kuluttajaverkkolaskujen ja suoramaksujen tilaukset siirtää Procountoriin. Tällöin kuluttaja-asiakkaiden ei tarvitse tilata e-laskua uudelleen verkkopankistaan.

Jos laskuttajailmoitus ei ole enää voimassa, tulee kuluttajaverkkolaskutus aloittaa Procountorissa alusta. Ohjeen tähän tilanteeseen löydät ohjekirjamme luvusta Kuluttajaverkkolasku.

Kuluttajaverkkolaskutuksen siirtämisessä toisesta ohjelmasta Procountoriin tulee tehdä seuraavat toimenpiteet:

1. Selvitä laskuttajailmoituksen ja vastaanottoilmoitusten tiedot

2. Lisää laskuttajailmoitus

3. Lue vastaanottoilmoitukset sisään

Seuraavaksi käydään nämä vaiheet tarkemmin läpi

Jotta laskuttajailmoituksen ja vastaanottoilmoitukset saa siirrettyä Procountoriin, tulee pankista ja edellisestä ohjelmasta selvittää niihin liittyviä tietoja:

Laskuttajailmoituksen tiedot

Yrityksen tulee täsmällisesti tietää mitkä tiedot tällä voimassa olevalla laskuttajailmoituksella on, jotta tiedot saadaan syötettyä oikein Procountoriin. Selvitä pankista laskuttajailmoitusta koskien:

Laskuttajailmoitukseen tarvitaan pankin verkkolaskuosoitteet, joihin liittyen tulisi selvittää:

Pankki osaa kertoa tarvitaanko uusi pankkiyhteysvaltuutus tai edellyttääkö laskuttajailmoituksen siirtäminen vanhan ohjelman puolelta muita toimenpiteitä.

Vastaanottoilmoitusten tiedot

Kuluttajaverkkolaskutuksen ja suoramaksujen lähettämisen edellytyksenä on myös se, että laskun vastaanottajalla (asiakkaalla) on voimassa oleva vastaanottoilmoitus, joka liittyy tähän tiettyyn laskuttajailmoitukseen.

Yrityksen tulee tietää mahdollisten olemassa olevien vastaanottoilmoitusten tiedot ennen kuin niitä luetaan sisään Procountoriin CSV-tiedostolla. Olemassa oleva vastaanottoilmoitus tarkoittaa sitä, että kuluttaja-asiakas on tehnyt juuri tähän olemassa olevaan laskuttajailmoitukseen liittyen pankissa e-lasku- tai suoramaksusopimuksen eli on vahvistanut halukkuutensa vastaanottaa näitä aineistoja. Sen sijaan, että kuluttaja-asiakkaan tarvitsee tehdä tätä sopimusta uudelleen niin jo tehdyn sopimuksen eli vastaanottoilmoituksen tiedot voidaan siirtää Procountoriin.

Lisätietoja vastaanottoilmoitusten siirrosta seuraa myöhemmin tässä ohjeessa.

Kun laskuttajailmoituksen tiedot ja muut edellisessä vaiheessa mainitut asiat ovat selvillä, syötetään olemassa oleva laskuttajailmoitus Procountoriin samoilla tiedoilla kun se on edellisessä järjetelmässä ollut.

1. Täytä laskuttajailmoitukseen liittyvät pankin verkkolaskuosoitteet ohjelman kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet. Tarkemmat täyttöohjeet löytyvät täältä.

2. Aktivoi täytetty verkkolaskuosoiterivi ja paina Laskuttajailmoitus > Lisää olemassaoleva.

3. Täytä näkymään avautuva lomake:

Laskuttajan tarjoamat palvelut -kenttään valitse Kuluttajaverkkolasku (E-lasku) tai Kuluttajaverkkolaskut sekä suoramaksu sen mukaan mitä palveluita laskuttajailmoitukselle pankin tiedoissa sisältyy.

Yksilöintitieto-kenttään voit valita joko Viitenumeron, Asiakasnumeron tai yhdistelmän Asiakasnumero ja viitenumero, riippuen siitä mikä valinta laskuttajailmoituksella on pankin tiedoissa valittuna.

Laskutusaiheen koodi -kohtaan tulee antaa sama laskutusaiheen koodi (elementti PaymentInstructionIdentifier) kuin vanhassa järjestelmässä olleessa laskuttajailmoituksessa. Koodi voi sisältää kirjaimia, numeroita ja merkkejä. Tiedon saa pankista ja/tai edellisestä ohjelmistosta.

Valitse tilit -osiossa valitaan pankkitilit, joita ilmoitus koskee. Valittuna tulee olla ainakin yksi tili. Vasemmanpuoleisessa valikossa näet kaikki valittavissa olevat tilit (pankkiyhteydet). Valitse yksi tai useampi tilinumero listalta ja käytä nuolipainiketta, jolloin valitut tilit siirtyvät ilmoitukselle. Tilejä voi vastaavasti siirtää pois ilmoitukselta valitsemalla poistettava tili ja käyttämällä alempaa nuolipainiketta.

4. Paina Tallenna-painiketta.

Lopuksi luetaan edellisestä järjestelmästä saadut vastaanottoilmoitukset eli e-laskujen ja suoramaksujen tilaukset Procountoriin CSV-tiedoston avulla. CSV-tiedoston mallipohja löytyy täältä.

1. Perusta ensin asiakkaat asiakasrekisteriin. Tämän voi tehdä manuaalisesti tai liikekumppaniaineiston siirtotiedostolla. On suositeltavaa, että asiakkaalla on asiakasnumero sekä Procountorissa että CSV-tiedostossa, jotta olemassaolevat asiakkaiden vastaanottoilmoitukset saadaan kohdistettua oikeaan asiakkaan rekisteritietoon.

2. Siirry vanhaan taloushallinnon järjestelmään ja nouda kaikki vastaanottoilmoitukset CSV-tiedostona. Järjestä CSV tiedoston tietokentät alla olevan kuvauksen mukaisesti. Älä lisää Nimi-saraketta CSV tiedostoon.

Huom. sarakkeessa G ilmoitetaan asiakkaan verkkolaskuosoite IBAN muotoisena. Verkkolaskuosoite on usein sama kuin asiakkaan pankkitili, mutta verkkolaskuosoite ja pankkitilinumero eivät aina ole sama asia. Oikean IBAN-muotoisen verkkolaskuosoitteen tarkistaminen vanhasta järjestelmästä tai pankista on tärkeää.

3. Lue CSV-tiedosto Procountoriin sisään kohdassa Rekisterit > Asiakasrekisteri > Vastaanottoilmoitukset > Vastaanottoilmoituksien sisäänluku.

4. Sisäänluettu tiedosto näytetään ennen lopullista sisäänlukua. Mikäli jossakin rivissä on virheellisiä arvoja, näytetään ne punaisella. Virheellisiä rivejä ei voi muokata tällä näkymällä ja niitä ei lueta sisään. Jos tietoja pitää korjata, korjaa CSV-tiedostoa.

5. Tarkista sisäänluettavat tiedot ja lue tiedosto sisään.

Ohjelma kohdistaa automaattisesti Procountorin rekisterissä olevan asiakkaan ja vastaanottoilmoituksen asiakasnumeron tai asiakkaan myyntilaskulla olleen viitenumeron perusteella. Mikäli ohjelmaan ei ole luotu yhtään myyntilaskua kyseiselle asiakkaalle, tulee kohdistuskeinona (yksilöintitieto) käyttää asiakasrekisterin asiakasnumeroa.

6. Käsittele sisäänluetut vastaanottoilmoitukset vertaamalla Nimi (rekisteristä) –sarakkeen asiakasnimeä Nimi (ilmoitus) –sarakkeen nimeen.

7. Aktivoi vastaanottoilmoitusrivi ja paina Kohdista liikekumppanille –painiketta.

8. Tarvittaessa valitse oikea liikekumppani näkymän Kohdista liikekumppanille –alasvetovalikosta ja paina Jatka.

9. Tämän jälkeen asiakkaalle on mahdollista lähettää kuluttajaverkkolaskuja.

Jatkossa uudet vastaanottoilmoitukset käsitellään seuraavan ohjeen mukaisesti.

Yritykselläni on ollut kuluttajaverkkolaskutus käytössä aiemmassa ohjelmassa. Mistä tiedän voiko sen käyttöä jatkaa Procountorissa?

Jos pankki vahvistaa että laskuttajailmoitus sekä verkkolaskuosoitteet siihen liittyen ovat yhä voimassa, voi tämän saman laskuttajailmoituksen käyttöä jatkaa Procountorissa. Tarkistathan pankista laskuttajailmoituksen tiedot sekä onko sopimukselle muutettu tieto ohjelmiston vaihtumisesta.

Yritykselläni on ollut kuluttajaverkkolaskutus käytössä aiemmassa ohjelmassa. Kun siirryn käyttämään Procountoria, tarvitseeko e-laskun tilanneiden asiakkaiden tilata e-lasku verkkopankistaan uudestaan?

Jos vanha laskuttajailmoitus ja siihen liittyvät verkkolaskuosoitteet ovat yhä voimassa ja vastaanottoilmoitukset on saatu vanhasta ohjelmasta ja tuotu Procountoriin, ei tilanne edellytä uuden e-laskun tilaamista verkkopankissa.

Jos vanhaa laskuttajailmoitusta ei voida käyttää vaan joudutaan tekemään uusi laskuttajailmoitus, tarkoittaa tämä sitä että asiakkaiden tulee tilata e-lasku uudestaan.

Olen lisännyt laskuttajailmoituksen ohjelmaan Lisää olemassa oleva -valinnalla ja lukenut sisään vastaanottoilmoitukset. Kuluttajaverkkolaskut jäävät virheeseen, mistä tämä johtuu?

Virheilmoitus saattaa sisältää tarkemmat tiedot pankin välittämästä virheen syystä. Yleinen syy on esimerkiksi se, että pankin sopimuksella ei ole ollut vielä tietoa kuluttajaverkkolaskutuksen siirtymisestä Procountoriin eli aineistonhoitajan vaihtumisesta.

Yksi syy voi olla se, että vastaanottoilmoituksella on tuotu csv-tiedoston H-sarakkeessa eri laskutusaiheen koodi kuin mikä laskuttajailmoituksella on, jolloin kyseisen asiakkaan laskulle on tullut vastaanottoilmoitukselta mukaan siis eri laskutusaiheen koodi kuin mikä pankissa on voimassa. Kohdistettuja vastaanottoilmoituksia voi tarkastella ohjelman kohdasta Rekisterit > Asiakasrekisteri > Vastaanottoilmoitukset, näkymän alaosassa. Laskutusaiheen koodin saa tietoon pankista.