Muistutus- ja perintäpalvelut Ropo Oy
Ropo Oy on Procountor-ohjelmistoon integroitu muistutus- ja perintäpalvelu muistutus- ja perintäpalvelu automaattisella maksuvalvonnalla. Automaattisen maksuvalvonnan avulla pystyt automatisoimaan maksamattomista laskuista muistuttamisen.
Palvelu on käytettävissä suoraan Procountorista.
Ropon tarjoamien palveluiden lisätiedot löytyvät Ropon kotisivuilta.
Procountor ei veloita erikseen muistutus- ja perintäpalveluun siirrosta.
Hinnoittelusta saat lisätietoja täältä.
Pääset aina käymään palvelun läpi asiantuntijamme kanssa jättämällä meille yhteydenottopyynnön täältä.
Käyttöönotto
Ropo otetaan käyttöön perintäkumppaniksi Procountorin Perintäasetukset -näkymällä (Hallinta > Yrityksen tiedot > Perintäasetukset )valitsemalla perintäkumppaniksi Ropo. Valinnan jälkeen käyttäjälle näytetään linkki Ropon tilinavauslomakkeeseen infobannerissa alasvetovalikon alapuolella. Kun lomake on täytetty, Ropo ottaa asiakkuushakemuksen käsittelyyn, avaa yritykselle palvelusopimuksen ja tarjoaa käyttöoikeuden Ropon järjestelmään.
Perintäkumppanin asetukset
Kun Ropo on valittuna perintäkumppaniksi, on mahdollista tehdä seuraavat valinnat:
Laskun lisätietojen näyttäminen muistutuskirjeellä: Käytä ulkoisen järjestelmän laskun numeroa muistutus- ja perintäkirjeillä
Jos asetus on päällä, ulkoisen järjestelmän laskunumero on pääasiallinen laskun numero Ropon lähettämillä muistutus- ja perintäkirjeillä.
Procountorin laskunumero näkyy muistutuskirjeellä kirjanpidon laskunumerona.
Muistutuskirjeen lähetyskanava: Käytä samaa lähetyskanavaa muistutuskirjeiden lähettämiseen kuin mitä oli käytetty alkuperäiselle laskulle.
Oletuksena valinta on aktiivinen, jolloin maksumuistutukset lähetetään samaa kanavaa pitkin kuin alkuperäinen lasku. Perintäkirjeet lähetetään kuitenkin aina postitse.
Kun asetus on aktiivinen, asiakas- ja toimittajarekisterissä näkyy valinta Älä lähetä maksumuistutuksia sähköisesti. Tämä valinta estää muistutuskirjeen lähettämisen sähköisissä kanavissa, kuten verkkolaskuna tai sähköpostitse. Jos tämä asetus on valittuna, maksumuistutukset toimitetaan ainoastaan postitse.
Laskujen siirtäminen automaattisesti Ropolle
Voit laittaa automaation päälle Automaattisen Ropolle siirron asetukset -osiosta kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perintäasetukset. Automaattisen Ropolle siirron asetukset -osiossa paina Käytä automaattista Ropolle siirtoa. Kyseinen osio tulee näkyviin Ropon käyttöönoton jälkeen.
Automaatio siirtää laskut aina Ropon muistutuspalveluun ja mikäli velallinen ei maksa saatavaa, siirtyy se automaattisesti Ropon perintäpalveluun eikä tämä vaadi erillisiä toimenpiteitä.
Automaattisen Ropolle siirron asetukset -osiossa pystyt määrittämään Ropon automaatioasetukset:
Käytä automaattista Ropolle siirtoa -valinta määrittää, onko automaatio päällä vai pois päältä. Oletuksena automaatio kohdistuu kaikkien asiakkaittesi laskuihin. Jos haluat estää joillekin asiakkaillesi automaattisen Ropolle siirron, voit tehdä tämän Automaattisen siirron esto -osiossa (katso alta).
Laskun minimisumma -kenttään voit syöttää halutun minimisumman. Laskua ei siirretä Ropolle, jos laskun avoin summa on alle minimisumman. Laskun voi siirtää halutessaan käsin Ropolle.
Eräpäivän jälkeinen odotusaika päivinä -osiossa voit määrittää kuinka monen päivän kuluttua eräpäivän jälkeen laskut siirtyvät automaattisesti Ropolle, josta maksumuistukset lähetetään. Voit määrittää päivien lukumäärän erikseen yrityssaataville ja kuluttajasaataville.
Oletuksena kentissä on lain ja hyvän tavan mukaiset minimiarvot: 7 päivää yrityssaataville ja 14 päivää kuluttajasaataville.Automaattisen siirron esto -osiossa voit valita liikekumppaniryhmän, johon kuuluvien asiakkaiden laskuja ei haluta siirtää automaattisesti Ropolle. Voit käyttää tässä joko olemassa olevaa liikekumppaniryhmää tai perustaa uuden ryhmän tätä varten. Jos on tarve estää useampi liikekumppaniryhmä, voit käyttää apuna pääryhmää.
Automaattiseen Ropolle siirtoon tulevat mukaan vain ne laskut, joiden eräpäivä on automatiikan päälle laittamisen päivänä tai sen jälkeen. Laskut, jotka ovat erääntyneet jo ennen automaation päälle laittamista, tulee siirtää käsin Ropolle Maksumuistutus-toiminnossa. Nämä laskut eivät automaattisesti siirry Ropolle. Ropon automaatiosta on rajattu pois rahoitettujen laskujen lähetys. Rahoitettuja laskuja voi kuitenkin lähettää tarpeen mukaan manuaalisesti.
Laskujen siirtäminen käsin Ropolle
Laskuaineiston siirto Ropon palveluun tapahtuu käyttämällä Procountorin Maksumuistutus-toimintoa. Tämän jälkeen siirretyt laskut toimitetaan automaattisesti yhteistyökumppanin palvelimelle.
Siirry Maksumuistutus-näkymälle tositteiden haun kautta ja hae laskut, jotka on tarkoitus laittaa perintään.
Kun laskut on valittu paina Ropo palvelut –painiketta.
Valitse siirretäänkö kyseinen lasku Ropon muistutus- vai perintäpalveluun.
Tarkemmat tiedot Ropon tarjoamista palveluista löydät Ropon kotisivuilta.
Valinnan jälkeen Procountor pyytää vahvistamaan siirron Ropon muistutus- tai perintäpalveluun.
Ikkunassa näytetään, kuinka monta laskua on siirtymässä palveluun.
Ikkunaan voidaan lisätä Myyjän muistiinpanot -kenttään kaikille valituille laskuille sama teksti. Lisättävä muistiinpano korvaa jo mahdollisesti laskulla olemassa olevan tekstin.
Siirto hyväksytään valitsemalla Vahvista laskutietojen siirto.
Jatka-painikkeella siirretään tiedot eteenpäin Ropon palveluun.
Kun myyntilasku on siirretty Ropon perintäpalveluun Maksumuistutus -näkymän kautta, myyntilaskulle luodaan uusi liite. Liite näkyy esimerkiksi laskun Erikoistilanteet -näkymällä. Liitteen nimi kertoo, onko lasku siirretty muistutukseen vai perintään.
Tarkemmat ohjeet myyntilaskujen perintään siirrosta löydät täältä.
Ropon asiakasportaali
Ropon omassa asiakasportaalissa voit seurata perinnän etenemistä. Pääset Ropo One palveluun tästä:
Lähettäessäsi muistutus- tai perintätoimeksiantoja ensimmäistä kertaa, saat sähköpostiisi tilinavauslomakkeen, jonka täyttämällä ja palauttamalla luodaan tunnukset Ropon palveluun. Ropo on teihin tämän jälkeen yhteydessä.
Ropo auttaa mielellään Ropo One-verkkopalvelun käytössä, sekä vastaa toimeksiantoihin liittyvissä kysymyksissä, kun ne on siirretty perintäpalvelun käsiteltäviksi.
Tilitykset
Ropo tilittää toimeksiantoihin tulleet rahasuoritukset viitteellisinä, jolloin suoritukset kohdistuvat automaattisesti viitteen avulla Procountorissa olevaan reskontraan.
Viivästyskorkojen ja kulujen tilitykset on mahdollista valita joko viitteellisenä tai ilman viitettä.
Viivästyskorkojen ja kulujen tiliöinnit voidaan automatisoida käyttäen tiliotteiden tai viitteiden oletustiliöintejä.
Ohisuoritukset
Mikäli maksamattomana oleviin myyntilaskuihin, jotka on lähetetty jo Ropon muistutus- ja perintäpalveluun, kohdistuu maksutapahtumia Procountorissa, lähetetään suorituksista tieto automaattisesti Ropolle.