Maksumuistutus-toiminnon kautta voidaan lähettää erääntyneistä myyntilaskuista maksumuistutuksia.
Maksumuistutus-näkymään päästään ohjelman päävalikosta kohdasta Haku > Avoimet laskut > Hae myyntilaskuja halutuilla hakuehdoilla ja valitse erääntynyt lasku > Paina Maksumuistutus.
Maksumuistutus lasketaan tositteeksi ja siitä veloitetaan myös lähetyskulu.
Procountor Taloushallinnon tuoteversioihin sisältyy kuukausimaksuun tietty määrä tositteita ja yli menevistä tositteista laskutetaan kuukausilaskutuksen yhteydessä. Hinnastoon pääset tästä.
Näkymällä voidaan myös siirtää myyntilaskuja vapaaehtoiseen huomautus- ja perintäpalveluun.
Maksumuistutuksen laatiminen
1. Maksumuistutus-näkymällä valitse muistutuksen perustiedot.
Kanava –kenttään valitaan mitä kanavaa pitkin maksumuistutus lähetetään.
Valitaan laskukanavan mukaan (posti/sähköposti) - kanava poimitaan alkuperäiseltä laskulta.
Alkuperäisen laskun laskukanavan ollessa posti tai verkkolasku, muistutuskirje lähetetään postitse.
Alkuperäisen laskun laskukanavan ollessa sähköposti, muistutuskirje lähetetään sähköpostitse.
Posti – muistutuskirjeet lähetetään postitse huolimatta alkuperäisen laskun laskukanavasta.
Laskulla ollut laskutusosoite haetaan maksumuistutuksen osoitteeksi.
Osoitetta voi muuttaa maksumuistutus-näkymällä painamalla Laskun tiedot –painiketta.
Sähköposti - muistutuskirjeet lähetetään sähköpostitse huolimatta alkuperäisen laskun laskukanavasta.
Sähköpostiosoite haetaan alkuperäiseltä laskulta, mikäli alkuperäisellä laskulla on näkyvissä sähköpostiosoite (ts. jos alkuperäisen laskun laskukanava on sähköposti).
Mikäli alkuperäisellä laskulla ei ole näkyvissä sähköpostiosoitetta, sähköpostiosoite haetaan asiakasrekisteristä asiakkaan lasktustietojen Sähköposti-kentästä.
Osoitetta voi muuttaa Laskun tiedot-painikkeen kautta.
Kun muistutus lähetetään sähköpostitse, lähetetään se PDF-muotoisena liitetiedostona.
Liitetiedostojen koko saa olla yhteensä maksimissaan 30 MG.
Sähköpostin viestissä on maksamiseen tarvittavat tiedot (laskun numero, eräpäivä, summa, viitenumero, tilinumero ja viivakoodi) ja otsikossa sana Maksumuistutus, laskun numero sekä laskun lähettäneen yrityksen nimi.
Puhelin/Ei lähetetä – muistutus on lähetetty muuta reittiä pitkin kuin Procountorin kautta.
Pohja – kenttään valitaan maksumuistutuspohja, jota halutaan käyttää.
Maksumuistutuspohjia on mahdollista luoda Muokkaa tekstipohjia –painikkeesta.
Lisää tietoa tekstipohjien luomisesta löydät täältä.
Procountorissa on oletuspohja, joka tulee automaattisesti muistutuksille, jos toisin ei valita.
Kieli – valinnalla määritellään, millä kielellä maksumuistutus lähetetään.
Kieltä vaihdettaessa alanäkymän hakutulokset vaihtuvat kielen mukaan.
Hakutuloksissa näytetään vain sen ne laskut, jotka on alun perin lähetetty valitulla kielellä.
Kaikki kielet-valinnalla hakutuloksiin haetaan laskut kaikilla valikon kielillä.
Maksumuistutuksen kieli on sama kuin alkuperäisen laskun kieli.
Maksumuistutuksen teksti – kenttään viesti tulee tekstipohjan määritysten mukaan. Tekstiä on vielä mahdollista muokata ennen muistutuksen lähettämistä.
Lisää tietoa tekstipohjien luomisesta löydät täältä.
Maksumuistutusteksti tulostuu laskun Lisätietojen alle.
2. Perustietojen määrittämisen jälkeen valitaan ne laskut, joiden perusteella maksumuistutus lähetetään.
Useamman tositteen valinta ja lähettäminen on mahdollista.
Maksumuistutus on mahdollista tarkistaa PDF tai HTML muodossa painamalla Esikatselu-painiketta. Voit avata kerrallaan vain yhden laskun esikatselua varten.
3. Paina Lähetä-painiketta, kun tarvittavat valinnat on tehty.
Muistutus lähtee haluttua kanavaa pitkin asiakkaille.
Jos muistutuksen kanava on Puhelin, painike tallentaa tiedon muistutuksesta, mutta ei lähetä sitä.
Jos käytössä on Perintä- ja viivästyskulujen automaattinen laskenta, tulee Lähetä-painikkeen painamisen yhteydessä kysymys perintäkulujen lisäämisestä asiakkaan seuraavalle myyntilaskulle.
Jos tähän vastataan ”Ei”, maksumuistutuksen lähetys menee normaaliin tapaan, eikä asiakkaan seuraavalle laskulle ehdoteta perintäkuluriviä.
Jos tähän vastataan ”Kyllä”, tulee toinen kysymys ”Perintäkulurivin rivikommentti.” Voit halutessasi kirjoittaa laskurivin rivikommenttiin tulostuvan tekstin. Rivikommentin näkyvyyden asiakkaalle lähetettävässä laskussa voi säätää muuttamalla Rivikommentti asetusta Yrityksen tietojen Laskupohjan asetukset -sivulla. Tämän jälkeen maksumuistutus lähetetään normaaliin tapaan ja asiakkaan seuraavalle laskulle ehdotetaan otettavaksi mukaan perintäkulurivi.
Huom! Muistutuksen alaosassa on viivakoodi, jonka avulla muistutettavan laskun voi maksaa.
Valuuttalaskuilla ei ole viivakoodia, sillä viivakoodi ei sisällä tietoa laskun valuutasta.
Pankkiviivakoodi sisältää saajan pankkitilin numeron, laskun summan, viitenumeron ja eräpäivän.
Laskun mukana lähetettävät liitetiedostot lähtevät maksumuistutuksen mukana.
Maksumuistutuksen tekstipohja
Maksumuistutuksen tekstipohjaa on mahdollista muokata painamalla Muokkaa tekstipohjaa – painiketta.
Tekstipohjan teksti näkyy maksumuistutuksen Lisätietojen alla.
Maksumuistutuksen tekstipohja –näkymällä on mahdollista lisätä uusia tekstipohjia, kopioida vanhoja, nimetä pohjia uudelleen, asettaa jokin tekstipohja oletukseksi ja poistaa tekstipohjia.
1. Paina lisää uusi tekstipohja tai vaihda jo olemassa olevan tekstipohjan tekstiä valitsemalla Uusi tai aktivoimalla tekstipohjan nimi.
Uusi –painiketta painamalla ohjelma kysyy ensin uuden pohjan nimeä.
2. Paina Teksti sarakkeesta ja ohjelma avaa uuden ikkunan, johon on mahdollista määrittää maksumuistutusteksti valitulla kielellä.
3. Tallenna muutokset, jonka jälkeen tekstipohja on valittavissa Maksumuistutus-näkymällä.
Maksumuistutus hakutuloksissa ja laskulla
Kun avoimet myyntilaskut haetaan näytölle tositteiden haun avulla, näkyy perityn laskun Maksumuistutus-sarakkeessa yhteensä lähetettyjen maksumuistutusten lukumäärä, viimeksi lähetetyn maksumuistutuksen päivämäärä ja lähetyskanava (K=Posti eli kirje, S=Sähköposti, P=Puhelin). Tarkemmat tiedot maksumuistutuksen lähetyskanavasta ja ajankohdista saa laskujen hakunäkymien Lisää toimintoja -valikon Laskun tapahtumatiedot -osiosta. (Erillistä maksumuistutusraporttia ei ohjelmassa ole.)
Lähetetty maksumuistutus lisätään myös automaattisesti myyntilaskun Lasku-näkymällä Liitteet-valikon alle laskun liitteeksi.
Hakusanat: maksukehotus