Procountorissa on mahdollista ottaa käyttöön automaattinen perintä- ja viivästyskulujen laskenta. Tämän toiminnon avulla ohjelma laskee automaattisesti kertyvät kulut myöhässä maksetuista myyntilaskuista ja ehdottaa niitä lisättäväksi kyseisen asiakkaan seuraavalle myyntilaskulle. Toiminto soveltuu tilanteeseen jossa prosessi näihin liittyen halutaan hoitaa itse.
Tässä ohjeessa kerrotaan miten voit ottaa automaattisen perintä- ja viivästyskulujen laskennan käyttöön, miten saat lisättyä kulut laskuille, poistettua niiltä ja missä kertyneitä kuluja voi seurata.
Vaihtoehtona ohjelman perintä- ja viivästyskulujen laskennalle on käyttää Procountoriin integroituja muistutus- ja huomautuspalveluja eli Finago Maksuvahtia tai Ropoa, jotka hoitavat maksuhuomautukset ja perinnän puolestasi.
Automaattisen perintä- ja viivästyskululaskennan käyttöönotto
Jotta voit alkaa käyttämään automaattista perintä- ja viivästyskulujen laskentaa, tulee ensin laittaa tähän liittyvät asetukset kuntoon ohjelman näkymällä Hallinta > Yrityksen tiedot > Perintäasetukset. Tässä kappaleessa käydään läpi näkymän kentät.
Laita ensiksi raksi kohtaan: Onko automaattinen perintä- ja viivästyskulujen käsittely päällä?
Perusta seuraavaksi sekä perintäkulujen tuote että viivästyskulujen tuote omiksi tuotteikseen myyntien tuoterekisteriin. Tuotteille tehdään seuraavat valinnat:
Perintäkulut, x eur, ALV 0%: Voit määritellä perintäkuluille halutun oletushinnan, jota voit muokata tarvittaessa laskukohtaisesti. Yksikön voi valita vapaasti, esim. kpl.
Viivästyskorko, 0 eur, ALV 0%: viivästyskorko lasketaan viivästyskorkoprosentin mukaisesti, joten sen oletushinta jätetään nollaan. Yksikön voi valita vapaasti, esim. pv.
Kun olet perustanut tuotteet, valitse ne Perintäasetukset-näkymällä tuotteeksi Perintäkulujen tuote- ja Viivästyskulujen tuote -kenttiin.
Viivästyskulujen päivämarginaali -kenttään voit halutessasi syöttää arvon, joka määrittää sallitun maksuviiveen. Jos kenttään laitetaan esimerkiksi luku 2, tarkoittaa tämä sitä, että viivästyskuluja aletaan laskea vasta sen jälkeen, kun eräpäivästä on kulunut kaksi päivää. Oletuksena kentässä ei ole arvoa, eli viivästyskuluja aletaan laskea heti eräpäivän umpeuduttua. Viikonloput ja pyhäpäivät otetaan laskentaan ja viivästyskulun muodostumiseen mukaan.
Laskettavan viivästyskoron minimisumma -kenttään voit halutessasi määrittää viivästyskorkoa koskevan minimisumman, jota pienemmät summat eivät nouse laskutettaviksi, eli Procountor ei ehdota viivästyskuluja lisättäväksi asiakkaan seuraavalle laskulle ennen kuin kyseinen summa ylittyy.
Myyntilaskujen oletusviivästyskorko -kentässä määrität yleisen viivästyskoron oletusprosentin. Jos haluat käyttäää jonkun asiakkaan laskuilla eri viivästyskorkoa, tulisi tämä määritellä asiakkaan tietoihin asiakasrekisterissä Viivästyskorko-% -kenttään.
Myyntilaskujen oletusmaksuehto- kentässä määrität yleisen oletusmaksuehdon eli se kuinka monta päivää maksuaikaa laskun päivästä on eräpäivään. Jos haluat käyttää jonkun asiakkaan laskuilla eri viivästyskorkoa, tulisi tämä määritellä asiakkaan tietoihin asiakasrekisterissä Maksuehto-kenttään.
Käytä ulkoisen järjestelmän laskun numeroa muistutuskirjeellä - kentässä määrittelet, näytetäänkö Procountorista lähetettävillä muistutuskirjeillä näytetään alkuperäisen laskun numero.
Kun Procountorista lähetetään maksumuistutus sellaisesta laskusta, joka on alunperin luotu toisessa järjestelmässä ja tuotu sieltä Procountoriin, niin maksumuistuksella laskun numerona näytetään toisen järjestelmän antama laskunumero. Procountorin oma laskunumero näytetään maksumuistutuksella kohdassa Kirjanpidon laskunumero.
Perintäkumppani -alasvetovalikossa määrittelet käytettävän perintäkumppanin mikäli haluat ulkoistaa huomautukset ja perinnän siirtämällä laskut perintäpalveluun. Valittavina ovat Finago Maksuvahti ja Ropo Oy. Lisätietoa Procountoriin integroiduista huomautus- ja perintäpalveluista sekä perintäkumppaneista saa tästä artikkelista.
Perintä- ja viivästyskulujen muodostumisen edellytykset
Tässä osiossa käydään läpi mitkä edellytykset tulee täyttyä jotta perintä- ja viivästyskulujen laskenta ja sitä kautta niiden laskutus on mahdollista.
Perintäkulujen muodostuminen:
Jotta perintäkulut tallentuvat tietokantaan seuraavaa laskua varten, tulee asiakkaalle luoda maksumuistutus. Jotta puolestaan maksumuistutus voidaan luoda, tulee laskun olla erääntynyt. Kun asiakkaalle lähetetään maksumuistutus Procountorista, avautuu Lähetä-painikkeen painamisen jälkeen Perintäkulujen lisääminen -ikkuna, jossa ohjelma kysyy, lisätäänkö seuraavalle asiakkaan myyntilaskulle automaattisesti perintäkulurivi. Jos tähän vastataan Kyllä, ohjelma ehdottaa perintäkuluja lisättäväksi asiakkaan seuraavalle laskulle. Seuraavalla näkymällä voi antaa halutessaan perintäkuluriviin liittyvän kommentin. Jos sen sijaan vastataan Ei, ei perintäkuluja ehdoteta lisättäväksi laskulle.
Jotta Procountor voi laskea perintä- ja viivästyskuluja myyntilaskuille, tulee jokaisen myyntilaskun olla kohdistettuna liikekumppanirekisteristerissä olevalle asiakkaalle. Kohdistumattomia laskuja voi etsiä Tositteiden haun Haetaanko vain kohdistamattomat -valinnalla ja kohdistaa Kohdista liikekumppanille -toiminnolla.
Viivästyskulujen muodostuminen:
Viivästyskulut muodostuvat vasta kun edellinen lasku on maksettu myöhässä. Jos asiakas maksaa laskunsa myöhässä, eli maksupäivä on myöhempänä kuin eräpäivä (huomioiden yrityksen tiedoissa mahdollisesti annettu viivästyskulujen päivämarginaali) laskee Procountor myöhässä olleiden päivien lukumäärän. Tieto viivästyksestä jää tietokantaan muistiin.
Kun perintä- ja viivästyskuluominaisuus on aktivoitu, on viivästyskulujen laskenta käytössä niillä laskuilla, jotka tulevat maksetuksi ominaisuuden aktivoinnin jälkeen.
Kulujen laskutus
Kun edellisessä vaiheessa esitetyt vaiheet ja edellytykset täyttyvät, ehdottaa ohjelma automaattisesti kertyneitä perintä- ja viivästyskuluja lisättäväksi laskulle seuraavan laskun laadinnan yhteydessä. Seuraavaksi käydään läpi miten toimitaan tilanteissa joissa kulut halutaan laskuttaa seuraavalla laskulla, vasta jollain myöhemmällä laskulla tai jos kuluja ei haluta laskuttaa lainkaan.
Kulut laskutetaan seuraavalla laskulla
Perintäkuluja ehdotetaan lisättäväksi seuraavalle laskulle, jos asiakkaalle on laadittu maksumuistutus, jonka lähettämisen yhteydessä on valittu perintäkuluja ehdotettavaksi asiakkaan seuraavalle laskulle. Perintäkulujen osalta edellisen laskun ei tarvitse olla maksettu, eli perintäkuluja ehdotetaan seuraavalle laskulle myös silloin, kun edellinen lasku on vielä avoimena.
Viivästyskuluja saman asiakkaan seuraavalle laskulle ehdotetaan lisättäväksi edellisestä, myöhässä maksetusta laskusta, jos edellinen lasku on uuden laskun laadintahetkellä maksettuna. Viivästyskorkoja ei ehdoteta lisättäväksi laskulle, jos lasku on erääntynyt, mutta sitä ei ole vielä maksettu. Viivästyskorot veloitetaan koko myöhästymisajalta ja tämän vuoksi Procountor ehdottaa viivästyskorkoja lisättäväksi vasta sen jälkeen, kun alkuperäinen lasku on maksettu.
Kun uutta laskua luodaan, ilmestyy ruudulle seuraava kysymys: ”Lisätäänkö laskulle asiakkaalta veloitettavat perintäkulut?” Vaikka kysymyksessä mainitaan vain perintäkulut, voidaaan niillä tarkoittaa myös viivästyskuluja tai perintä- ja viivästyskulujen yhdistelmää.
Jos tähän vastataan Ei, myyntilaskun laadinta jatkuu normaalisti. Samoja viivästys- ja/tai perintäkulurivejä ehdotetaan seuraavan kerran, kun kyseiselle asiakkaalle laaditaan myyntilaskua.
Jos tähän vastataan Kyllä, laskulle lisätään tuoteriviksi perintä- ja/tai viivästyskulut. Ensimmäisen tallennuksen yhteydessä perintä- ja viivästyskulujen tuotenimien perään lisätään sulkuihin se laskunumero, johon kulut liittyvät. Perintä- ja viivästyskulurivejä voi olla laskulla yhdestä useampaan riippuen siitä, kuinka useasta eri laskusta kuluja on kertyneenä laskun laadintahetkellä. Kun lasku ensimmäisen kerran tallennetaan, perintä- ja viivästyskulurivit tulkitaan Procountorissa perityiksi, eikä niitä ehdoteta enää luotaessa seuraavaa laskua kyseiselle asiakkaalle.
Kulut laskutetaan myöhemmällä laskulla
Jos et halua laskuttaa kuluja sillä myyntilaskulla jota olet luomassa, vaan vasta jollain tulevalla laskulla, tulisi laskun laadinnan yhteydessä tulevaan kysymykseen ”Lisätäänkö laskulle asiakkaalta veloitettavat perintäkulut?” vastata Ei. Tällöin kertyneet perintä- ja viivästyskulut jäävät ohjelmassa muistiin ja ohjelma ehdottaa niitä lisättäväksi taas seuraavalle laskulle. Asiakkaalle kertyneitä kuluja voi tarkastella esimerkiksi Perintä- ja viivästyskuluraportin kautta, jos halutaan tarkemmin nähdä esimerkiksi kertyneitä summia.
Jos asiakkaalle ei ole tarkoitus enää luoda myyntilaskuja, mutta halutaan silti laskuttaa kertyneet perintä- ja viivästyskulut, tulisi tätä varten laatia uusi lasku.
Kun kuluja ei haluta laskuttaa ollenkaan
Jos tietyn asiakkaan laskuille ehdotettavia perintä- ja viivästyskuluja ei ole tarkoitus lainkaan laskuttaa, eikä niitä haluta enää ehdotettavan laskulle, tulee toimia seuraavalla tavalla:
Laskua laatiessa ja ohjelman kysyessä "Lisätäänkö laskulle asiakkaalta veloitettavat perintäkulut?" vastaa Kyllä.
Tallenna kyseinen lasku.
Poista perintä- ja viivästyskuluja koskevat rivit laskulta ja paina Tallenna.
Tämän jälkeen kyseisiä perintä- ja viivästyskulurivejä ei enää tulevaisuudessa tarjota asiakasta koskeville laskuille.
Kertyneiden kulujen seuranta
Kertyneitä perintä- ja viivästyskuluja voi tarkastella kahdella eri tavalla:
Tositteiden haku -näkymä. Laskuja, joista on kertynyt viivästyskuluja, jotka ovat laskuttamatta, voidaan hakea Tositteiden haun avulla. Kun perintä- ja viivästyskulujen automaattinen laskenta on otettu käyttöön käyttöasetuksissa, on Tositteiden haun Tarkennettu haku -osion oikeassa yläreunassa näkyvissä valinta Haetaanko vain laskuttamattomat.
Kun tositteet haetaan niin, että Haetaanko vain laskuttamattomat -valinta on rastitettuna, hakutuloksiin tuodaan vain ne laskut, joista on laskuttamattomia perintä- ja viivästyskuluja. Tällaisille asiakkaille voidaan laatia uusi lasku painamalla hakutulosrivin päällä hiiren oikeanpuoleisen painikkeen kautta avautuvan valikon valintaa Tee uusi lasku. Tämän jälkeen edetään Kulujen laskutus -otsikon mukaisesti, eli laaditaan asiakkaalle lasku, johon sisällytetään asiakkaalle kertyneet perintä- ja viivästyskulut.
Perintä- ja viivästyskuluraportti. Asiakkaittain kertyneitä veloittamattomia ja veloitettuja perintä- ja viivästyskuluja voi tarkastella myös Perintä- ja viivästyskuluraportin avulla.
Kulujen laskutus laskuaineiston sisäänluvun ja automaattisiirron yhteydessä
Laskuaineiston sisäänluvussa Procountor tarkistaa jokaisen laskun kohdalla mahdolliset perittävät viivästys- tai perintäkulut, ja lisää ne laskuille sisäänluvun yhteydessä (jos perintä- ja viivästyskulujen automaattinen laskenta on käytössä). Laskuaineiston sisäänluku, vaihe 2 (2) -näkymällä on Perintä- ja viivästyskulut -valinta ("Lisätäänkö laskuttamattomat perintä- ja viivästyskulut laskuaineiston laskuille?"). Oletusarvoisesti valinta on rastitettuna, mutta valinnan voi myös poistaa, jolloin perintä- ja viivästyskuluja ei oteta mukaan sisäänluvun myötä muodostettaville laskuille.
Laskujen automaattisiirtoliittymän kautta tuotaville laskuille perintä- ja viivästyskulut lisätään automaattisesti, kun laskut tuodaan Procountoriin tilassa Kesken tai Lähettämätön. Muissa tiloissa tuotaville laskuille ei kuluja lisätä. Automaattisiirron kautta tuotavien laskujen osalta ei voida erikseen määrittää, lisätäänkö kuluja laskulle, mutta jos kuluja ei haluta laskuttaa, voidaan ne poistaa käsin laskulta ennen laskun hyväksyntää ja lähettämistä.
API-rajapinnan kautta tuotaville laskuille on mahdollista lisätä Procountoriin kertyneet perintä- ja viivästyskulut automaattisesti laskun luonnin yhteydessä. Tämä edellyttää, että integraation tarjoaja on toteuttanut toiminnallisuuden integraatioonsa.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko kertyneet perintä- ja viivästyskulut laskuttaa asiakkaalta suoraan maksumuistutuksen yhteydessä?
Maksumuistutukselle ei ole mahdollista saada mukaan kertyneitä perintä- ja viivästyskuluja, vaan maksumuistutus on vain kopio laskusta eri otsikolla. Perintä- ja viivästyskulujen laskuttamiseen ainoa keino on siis myyntilasku.
Miksi laskulle ei nouse edellistä laskua koskevat viivästyskulut?
Ensin tulisi tarkistaa onko edellinen erääntynyt lasku varmasti Maksettu tai Maksettu muualla -tilassa. Viivästyskulut ehdotetaan lisättäväksi laskulle vasta kun edellinen lasku on maksettu, jotta niiden kertynyt määrä saadaan laskettua.
Oliko laskua laadittaessa varmasti vastattu Kyllä, kun ohjelma kysyi kertyneiden perintä- ja viivästyskulujen lisäämisestä laskulle?
Lisäksi tulisi tarkistaa onko Perintäasetukset-näkymälle varmasti valittu viivästyskulujen tuotetta. Tuotteen tulee olla perustettuna ennen kuin erääntynyt myyntilasku on ehditty laatia, muuten laskenta ei ole ollut käytössä. Tarkistathan myös täyttyivätkö laskun kohdalla tälle näkymälle asetettu viivästyskulujen päivämarginaali ja kertynyt minimisumma.
Laajemmin aiheesta on kerrottu artikkelissa Miksi automaattiset perintä- ja viivästyskulut eivät muodostu laskuille?
Asiakkaalle ei ole enää myyntilaskuja luvassa. Haluaisin kuitenkin laskuttaa kertyneet perintä- ja viivästyskulut. Miten tämä tehdään?
Tätä varten tulisi laatia uusi myyntilasku, huolimatta siitä vaikka muuta laskutettavaa samalla laskulla ei olisikaan. Maksumuistutuksen lähettämisen yhteydessä tulisi vastata Kyllä ohjelman kysyessä perintäkulujen lisäämisestä seuraavalle laskulle ja samoin uuden laskun laadinnan yhteydessä vielä uudestaan.